Najčešća pogreška koju činimo odgovarajući na e-mail poruke

"Najveća pogreška” u poslovnoj komunikaciji – pogreška koju je najteže popraviti – je slanje e-poruka u emocionalnom stanju, kada se osjećate bijesno, tjeskobno ili euforično

1206
e-mail digitalna poslovna komunkacija
Ilustracija: Pixabay

Digitalna komunikacija može biti izazovna, osobito poslovna komunikacija. Jedan pogrešan odabir riječi u e-mailu ili krivo postavljeni uskličnik mogu promijeniti način na koji je vaša poruka primljena i potkopati vaš profesionalni ugled.

Ali “najveća pogreška” u poslovnoj komunikaciji – pogreška koju je najteže popraviti – je slanje e-poruka u emocionalnom stanju, upozorava za CNBC Make It Brandon Smith, terapeut i karijerni trener.

“To je vrlo teško prevladati – većina ljudi tu lošu naviku ne ispravi do svojih 30-ih ili 40-ih godina. Nikad, nikad ne biste trebali slati e-poštu kada se osjećate iznimno emotivno”, kaže Smith. “Ljudi tretiraju e-poštu, Slacks ili drugu online komunikaciju kao neobavezni razgovor koji vodite u hodniku. A to nije tako.”

Umjesto toga pravilo bi trebalo biti da poruka koju šaljete putem digitalnih kanala bude sastavljena tako da se jednog dana može javno pročitati na sudu, tumači Smith.

Skicirajte odgovor i pričekajte 24 sata

Sljedeći put kada dobijete e-mail ili poruku putem nekog drugog digitalnog kanala zbog koje se osjećate bijesno, tjeskobno ili euforično, učinite sljedeće: skicirajte odgovor, a zatim pričekajte 24 sata.

Ovakav pristup zadovoljava trenutačnu potrebu da se ispušete i izrazite svoje emocije bez narušavanja svog profesionalnog ugleda.

“Kada snažno emocionalno reagirate na nešto, te ćete emocije neizbježno iskazati u poruci koju pišete”, objašnjava Smith. Dodaje kako je puno lakše stvoriti problem nego ga riješiti putem e-pošte.

Kada skicirate odgovor, ponovno pročitajte što ste napisali stavljajući se u poziciju primatelja: je li poruka zbunjujuća, sadržava li detalje koji bi se mogli pogrešno protumačiti ili koji zvuče emotivno?

Ako još uvijek niste sigurni jeste li napisali dobar odgovor, Smith savjetuje da zamolite nekoga od suradnika da ga pročita. Drugo mišljenje može vam pomoći da identificirate što možete poboljšati.

Razmotrite druge oblike komunikacije

Ako je riječ o nečemu što zahtijeva žuran odgovor, pitajte osobu s druge strane možete li nastaviti razgovor putem nekog drugog kanala. Ponekad je neugodne razgovore najbolje voditi osobno ili putem telefona, kaže Smith.

Istraživanja pokazuju da su telefonski pozivi učinkovitiji u izgradnji emocionalne veze: studija znanstvenika sa Sveučilišta Teksas u Austinu i Sveučilišta u Chicagu iz 2021. otkriva da glasovna komunikacija (kao što su telefonski pozivi) stvara jače veze od komunikacije temeljene na tekstu (kao što je e-pošta).

Ili, kako Smith objašnjava: “Razgovor će biti puno produktivniji jer ćete biti manje skloni zloći ili brutalnoj iskrenosti prema drugoj osobi kada ste s njom licem u lice ili kada slušate njen glas, nego što biste bili prilikom tekstualne komunikacije.”