Vjerojatno ste čuli za “not -to-do” listu, popis stvari koje biste trebali izbjegavati činiti. Izvršni direktori i stručnjaci za produktivnost često preporučuju takav pristup kao snažan poticaj produktivnosti koji će vam pomoći da oslobodite vrijeme za doista važne stvari.
Zvuči odlično, ali kako bi to trebalo izgledati? Evo nekoliko prijedloga Tima Ferrissa, američkog poduzetnika, predavača, poslovnog anđela i savjetnika kompanija poput Facebooka, Twittera i Ubera. Ferris je napisao nekoliko knjiga na temu 4-satnog radnog vremena u kojima tumači kako izbjeći rad od 9 do 5, kako poslovati s bilo kojeg mjesta te kako u tome biti uspješan.
Ferris je ponudio nekoliko savjeta kako eliminirati neke loše poslovne navike. Velika je vjerojatnost da ste “krivi” za barem nekoliko njih, tako da gotovo sigurno postoji mogućnost da napravite neke promjene kojima ćete poboljšati svoju efikasnost.
Nemojte se preopteretiti i pokušavati promijeniti sve odjednom. Fokusirajte se na jednu ili dvije loše navike, uklonite korak po korak. Na kraju ćete osloboditi impresivne količine vremena i energije. A onda možete nastaviti borbu s ostalim lošim navikama.
>>Četiri svakodnevne navike koje će snažno utjecati na vašu karijeru
Ne odgovarajte na pozive s nepoznatih brojeva
Ferriss daje nekoliko razloga za ovo. Prvo, prekid će poremetiti vašu koncentraciju, što će vas koštati daleko više vremena i moždanih napora od samog razgovora. Drugo, ako je tema važna, naći ćete se u podređenoj pregovaračkoj poziciji, pokušavajući formulirati svoje misli u razgovoru s dobro pripremljenim pozivateljem. Umjesto toga, upotrebljavajte glasovnu poštu, Google Voice ili usluge kao što je PhoneTag kako biste uspostavili kontakt.
Izbjegnite slanje e-mail poruka ujutro čim se probudite ili netom prije spavanja
Prvo remeti vaše prioritete i dnevne planove, a drugo samo potiče nesanicu, smatra Ferriss. Dodaje da “e-mail može čekati do 10 sati” ili barem toliko da prije toga provjerite barem jednu stavku s popisa obveza.
Ne prihvaćajte sastanke ili pozive bez jasnog rasporeda ili završetka
“Ako je željeni ishod jasno definiran … i postoji dnevni red s popisom tema – pitanja koja treba pokriti – nikakav sastanak ili poziv ne bi smio trajati više od 30 minuta”, tvrdi Ferriss. ,Zatražite dnevni red unaprijed kako biste se mogli bolje pripremiti i dobro rasporediti vrijeme.
>>Pet stvari bez kojih će svaki sastanak biti besmislen
Izbjegavajte čavrljanje
Zvuči surovo, ali je nužno, tvrdi Ferriss. “Mali razgovori oduzimaju puno vremena.” Kad vam netko počne pričati o tome kako je proveo vikend, pristojno ga prekinite i objasnite da ste trenutno zauzeti ili u žurbi.
Ali budite svjesni da se svi neće odobravati vaš postupak (osobito ne u svakoj situaciji). A vi biste obratite pozornost na norme vezane uz čavrljanja prilikom putovanja u inozemstvo.
Ne provjeravajte stalno e-mail
Spojite se i provjeravajte e-mail povremeno, u određeno vrijeme ili u određenim razmacima, nekoliko puta dnevno. Ne budite ovisni o elektroničkoj pošti. Postoje alati, poput Boomeranga, koji vam u tome mogu pomoći.
Ograničite komunikaciju s (pre)zahtjevnim klijentima koji vam donose mali profit
Napravite 80-20 analizu svoje baze klijenata na dva načina, savjetuje Ferriss. Odredite 20 posto klijenata koji vam donose 80 ili više posto prihoda, te 20 posto onih na koje potrošite 80 ili više posto vremena. Zatim usmjerite najzahtjevnije i za vašu tvrtku najmanje profitabilne na automatsko obavještavanje i izvjestite ih o promjenama u politici tvrtke.
Kakva bi trebala biti nova pravila? Ferriss predlaže ograničavanje broja poziva i informiranje o očekivanim rokovima odziva. Ako mislite da bi to moglo uznemiriti vaše korisnike, Ferris odgovara da to nije važno. Ako im se ne sviđaju nova pravila, neka promijene dobavljača. “Ponekad doista morate otpustiti klijente”, poručuje.
>>Sedam savjeta malim poduzetnicima za bolje upravljanje vremenom
Radeći više nećete se riješiti prezaposlenosti
Lijek za preopterećenost nije raditi više, nego sjesti i posložiti zadatke prema prioritetima, uvjeren je Ferris. Nemojte upasti u zamku i mahnito raditi ako ste preopterećeni. Umjesto toga sjednite i odlučite što treba žurno učiniti. Ako to znači da se morate ispričati za zakašnjeli povratni poziv ili morate platiti malu naknadu za kašnjenje, u redu, neka bude tako. Važno je da na vrijeme obavite važne zadatke. “Ako nemate vremena, znači da nemate prioritete. Umjesto da više radite, više razmišljajte”, poručuje Ferris.
Pustite smartphone da se odmori
Barem jedan dan u tjednu ostavite svoj smartphone negdje gdje nemate jednostavan pristup do njega. Ako teško dišete, vjerojatno ste tip osobe kojoj bi najviše pomoglo da se riješi ovisnosti o pametnom telefonu.
Posao neće ispuniti prazninu u izvanposlovnim odnosima i aktivnostima
“Posao nije cijeli život“, kaže Ferriss. Iako se to čini samorazumljivo, tužna je istina da će se gotovo svi načelno složiti s tom tvrdnjom, ali u stvarnosti će vrlo lako kliznuti preko ruba, u prostor u kojem se naše djelovanje ne podudara s načelnim vrijednostima. Branite vrijeme koje ste predodredili za svoje najdraže i aktivnosti koje volite istom žestinom kojom se zalažete kako biste dogovorili važan sastanak za svoju tvrtku.
