Živimo u svijetu u kojem se posao, napredovanja pa čak i međuljudski odnosi općenito dešavaju u virtualnom prostoru. Posljedica toga su povećani broj frustracije i pogrešne interpretacije u komunikacija između zaposlenika. Rasprave zbog tih pogrešnih tumačenja u digitalnoj komunikaciji oduzimaju beskrajne radne sate i povećavaju tjeskobu.
Digitalna komunikacija, bez obzira na to je li riječ o elektroničkoj pošti ili porukama preko komunikacijskih platformi poput Slacka, ne jamči trenutnu reakciju druge strane, zbog čega pokušavamo “pristojno” izraziti iritaciju. Ključna je riječ “pristojno”, ali ne tumače se baš sve reakcije tako.
Ovo je pet najčešćih fraza koje zaposlenici koriste i zbog kojih ih druga strana može doživjeti pasivno agresivnima i sitničavima:
1. “U mojoj posljednjoj poruci…”
Što zapravo znači: “Nisi pročitao ono što sam napisao. Ovog puta obrati pažnju na to!”
2. “Za buduću referencu …”
Što zapravo znači: “Dopustite mi da ispravim tvoju očitu ‘pogrešku’ koje si već ionako svjestan.”
3. “Neka ti ova poruka bude prioritet…”
Što zapravo znači: “Ovo je ne znam koji put da pitam istu stvar. Trebam tu informaciju kako bih završio posao.”
4. “Samo da budemo sigurni da smo na istom pravcu…”
Što zapravo znači: “Ovako ću pokriti svoju guz*** i osigurati da svi koji se ubuduće budu pozivali na ovaj e-mail znaju da sam cijelo vrijeme bio u pravu.”
5. “Ubuduće…”
Što zapravo znači: “Nemoj to više nikada učiniti”.
Vjerojatno ste koristili neku od ovih fraza, a da niste ni bili svjesni da ih druga strana može shvatiti kao pasivnu agresiju. Ili ste možda dobili slične poruke, što također može biti frustrirajuće.
Komunikacijska stručnjakinja Erica Dhawan koje se bavi istraživanjem digitalnog govora tijela, kaže kako nikad kada u poruci vidi “Hvala na strpljenju” nije sigurna da li je se osoba želi riješiti odgađajući odgovor na neodređeno vrijeme ili stvarno treba nekoliko dana više da bi odgovorila
“Ipak, u većini slučajeva znam da samo govore: ‘Žao mi je što kasnim; treba mi više vremena nego što sam mislio.’ To je sve.”
Kako ispravno izraziti svoje mišljenje
Pa kako bismo onda trebali poručiti da želimo odgovor, a da pri tom ne upadnemo u zamku pasivne agresivnosti? Kada je u redu upetljati u priču šefa, a da ne ispadnemo sitničavi? Kada je u redu posegnuti za telefonom kako bismo razjasnili situaciju?
Ovo su četiri stvari koje čine uspješni komunikatori:
1. Ne odgovarajte na poruke ili e-mailove kada ste bijesni ili frustrirani.
Tako sprječavate pogrešnu i interpretaciju odnosno lošu komunikaciju, gubljenje vremena i žaljenje. Ako se osjećate emocionalno pogođenim zbog poruke, spremite svoj odgovor kao skicu kako biste je mogli revidirati i poslati kada budete u boljem (i razumnijem) raspoloženju.
2. Pretpostavite dobru namjeru.
Umjesto da nekoga prozovete zbog pogreške, stavite se na njegovo mjesto i zapitajte: “Zašto je ovako pogriješio?”.
Bolje je objasniti ljudima što od njih očekujete. Ponekad je dovoljno napisati sažetak kako se ne bi morali vraćati na prethodne poruke te napisati: “Evo što mi treba od vas” ili “Ovo su novi rokovi”.
3. Pokažite empatiju i ohrabrite suradnika
Zamijenite imperativne riječi poput “Učini to” uvjetnim frazama poput “Možeš li to učiniti?”. Kada dajete povratne informacije, započnite svoju poruku izražavajući zahvalnost riječima poput “Hvala na [X]” ili “Odlično obavljen posao”.
Ako vam šef ili klijent pošalju pasivno agresivan e-mail, oduprite se porivu da im pošaljete odgovor u istom tomu. Spuštanje na takvu razinu komunikacije ne donosi ništa dobra. Može samo pojačati napetost i povećati tjeskobu.
4. Izbjegavajte digitalne duhove
Trebate nekome odgovoriti? Evo kratkog vodiča kako postupiti:
- Ako možete odgovoriti za 60 sekundi ili manje, odgovorite odmah.
- Ako je hitno: odmah reagirajte ili pošaljite odgovor da radite na tome. Ako je potrebno, zapišite u svoj kalendar.
- Ako stvar nije hitna: ne požurujte; odgodite priču za kasnije, kada obje strane budu imale više vremena.
Što učiniti ako ste vi taj koji čeka odgovor
Ako je važno da dobijete odgovor što prije, imajte na umu da su ljudi zauzeti. Ako ne dobijete odgovor nakon što ste ponovili upit, posegnite za drugim komunikacijskim kanalom. Na primjer, za telefonom.
