Tajna produktivnosti nije u preispitivanju vašeg rasporeda ili u tome da postanete stručnjak za obavljanje više zadataka. Da biste obavili više posla u manje sati – a da pritom ne sagorite – probajte primijeniti tehniku vremenskih okvira ili timeboxing, savjetuju stručnjaci na CNBC Make It.
Tehnika vremenskih okvira je jednostavna: svakom zadatku s popisa odredite vrijeme koje ćete mu posvetiti, zabilježite ga u kalendar i uklonite sve potencijalne smetnje u tom razdoblju. Posvetite se tom zadatku dok ne istekne zadano vrijeme, a zatim procijenite svoj napredak i prijeđite na sljedeću stavku na popisu obaveza.
Postavljanje jasnih smjernica o tome kako trošite svoje vrijeme i energiju najlakši je i najučinkovitiji način da povećate produktivnost, pokazuje novo istraživanje Salesforceove podružnice Slack i istraživačke tvrtke Qualtrics.
Bez obzira na razinu posla, istraživanje koje je obuhvatilo više od 10.000 uredskih zaposlenika i rukovoditelja otkriva idealnu ravnotežu između vremena u kojem ćete se usredotočiti na zadatke, vremena koje ćete posvetiti suradnji s kolegama, vremena koje ćete posvetiti druženju (društvenom povezivanju) te pauza da biste bili produktivni i pri tome održali zdravu ravnotežu između posla i privatnog života.
Proaktivno planiranje vremena
U prosjeku, ljudi koji rade u uredima kažu da je idealna količina vremena usredotočenosti na zadatke oko četiri sata dnevno, dok se većina slaže da bi najviše dva sata trebalo provesti na sastancima i suradnji s kolegama. U tipičnom osmosatnom radnom danu, dva sata se dijele između druženja, poput ispijanja kave s kolegama, i odmora.
“Vrijeme usredotočenosti na posao, vrijeme suradnje, druženje i odmor su poput makronutrijenata radnog dana”, tumači David Ard, viši potpredsjednik odjela za uspjeh zaposlenika u Slacku i Salesforceu. “Prava ravnoteža daje vam energiju potrebnu da radite najbolje što možete.”
Proaktivno planiranje vremenskih blokova u kojima ćete se usredotočiti na posao u vašem kalendaru – i nekoliko stanki tijekom dana kako biste vratili koncentraciju – ključno je da održite produktivnost, kaže Christina Janzer, viša potpredsjednica za istraživanja i analitiku u Slacku.
“Tako imate vremena i prostora da budete inovativni i kreativni, da učinkovito izvršite svoje zadatke i da razmislite o dugoročnim ciljevima u karijeri”, objašnjava Janzer.
Preskakanje pauze
Preskakanje pauza nije samo kontraproduktivno – to može biti štetno za vaše mentalno zdravlje. Zaposlenici koji rijetko ili nikad ne uzimaju pauze na poslu imaju gotovo dva puta veću vjerojatnost da će “izgorjeti” u usporedbi s onima koji redovito uzimaju stanku, otkriva istraživanje koje su proveli Slack i Qualtrics.
Oni koji redovito uzimaju pauzu pokazuju bolje rezultate i ostvaruju bolju ravnotežu između posla i privatnog života, veće zadovoljstvo poslom i veću sposobnost upravljanja stresom i tjeskobom.
Vremenski okvir, naravno, nije savršena metoda. Morat ćete prilagoditi raspodjelu i napraviti neke kompromise kako biste izradili raspored koji će biti realan, primjenjiv, ali čak i mali koraci koje ćete napraviti kako biste uključili ovu tehniku u svoj raspored mogu učiniti čuda kada je riječ o vašem blagostanju i koncentraciji, tvrdi Janzer.
“Ono što vidimo iz prikupljenih podataka je da su ljudi preopterećeni pokušajima da učine previše i uravnoteže sve te konkurentne prioritete. Vremenski okviri su jedan od pristupa koji može pomoći”, objašnjava Janzer.
Osjećaj da uvijek trebaš biti ‘aktivan’, da moraš obaviti sve, u stvari može stvarno naštetiti i zaposlenicima i tvrtkama.
