Virtualni asistenti su ljudi koji će za vas odraditi sve one zadatke koje vi ne stižete, a koje možete delegirati: administraciju, marketinške zadatke, vođenja projekata, operativni menadžment… Idealno rješenje za one koji ne mogu zaposliti osobu na puno radno vrijeme jer im pomoć i ne treba kontinuirano.
U Hrvatskoj su to većinom žene koje imaju bogato radno iskustvo no stjecajem raznih životnih okolnosti odlučile su nuditi svoje usluge samostalno. Zadatke obično obavljaju na daljinu i to korištenjem raznih digitalnih alata.
Jedna od njih je Riječanka Klara Frančišković, vlasnica obrta za poslovne usluge Expertise. Kako je Klara u početku svoje “virtualne” karijere puno uložila u svoju vidljivost na digitalnim kanalima, može se reći da je i njezina zasluga što je to zanimanje u Hrvatskoj steklo dodatnu vidljivost.
- Što je prethodilo vašoj karijeri virtualnog asistenta?
Gotovo 12 godina sam radila u rent-a-car industriji kao country manager. Radno vrijeme mi je bilo od 6 ujutro do ponoći, budući da su svi problemi koji su nastajali u 15 poslovnica koje smo imali u Hrvatskoj uvijek dolazili meni “na stol”. Taj sam posao jako voljela, no kako sam u međuvremenu postala majka (danas sin ima 7 godina) počela sam primjećivati da mi takva dinamika života više ne odgovara i da me smeta što nemam kontrolu nad vlastitim vremenom.
Onda je 2020. godine došla pandemija Covid koja je iz korijena promijenila život na koji smo do tada navikli. Možda je kontradiktorno, no ja sam tek tada osvijestila da postoji svijet u kojem je puno lakše živjeti, za razliku od onog u kojem sam kontinuirano bila na putu. Poklopilo se i da sam tada naišla na jedan članak o virtualnim asistentima i to me zvanje zaintrigiralo. Tu se rodila ideja da napravim zaokret u karijeri i počela sam o tome intenzivno razmišljati.
- Trebalo je ipak neko vrijeme za donošenje konačne odluke?
Odluku nisam donijela ishitreno već sam se na to pripremala godinu dana. Bilo mi je jasno da je sasvim drugačije biti “sama svoja šefica” nego raditi u kompaniji u kojoj netko drugi brine o tvojoj plaći. To sam vrijeme iskoristila za dodatnu edukaciju vezanu uz poduzetništvo.
- Godinu dana je bilo dovoljno da odluka sazrije?
Da, i krajem lipnja 2021. sam odlučila dati otkaz, a gotovo simultano sam zatražila poticaje za samozapošljavanje. Kako sam se u tih godinu dana jako dobro pripremila, poticaje sam dobila i početkom rujna otvorila firmu. Tako je krenula moja priča virtualne asistencije.
- No, vi imate i formalno obrazovanje iz poduzetništva?
To je istina, no iako sam završila Poduzetništvo na Veleučilištu u Rijeci nikad nisam mislila da ću se zaista time baviti. Danas mogu iskreno reći da sam to završila najviše zbog svojih roditelja. No, na kraju mi je to dobro došlo. Hvala roditeljima 🙂
- Koja područje rada pokrivate?
Za sve svoje klijente odrađujem jedan dio administracije. To nije neobično jer sam osam godina vodila odjel korisničke podrške, educirala postojeće i nove zaposlenike, radila kontroling pa imam vještine za taj dio posla koji ljudima obično oduzima dosta vremena. Također, za velik broj klijenata pripremam svu dokumentaciju za knjigovodstvo: od pripreme ulaznih računa do izdavanja računa i ponuda, praćenje svih uplata, vođenja radnih sati…
Iako su djelatnosti mojih klijenata potpuno različite (IT, edukatori, marketinške agencije…) onaj dio podrške koji odrađujem jednim dijelom je sličan – većinom je to administracija ili korisnička podrška. To su ljudi koji su procijenili da im se više isplati taj dio posla delegirati – štedi im vrijeme i novac.
- Koliki je sada vaš broj klijenata?
Trenutačno ih je 12 i to su sve dugoročne suradnje. Moram priznati da mi to i odgovara jer se tako ipak uspije izgraditi malo dublji odnos s klijentima, a s druge strane takve suradnje predstavljaju i financijsku sigurnost.
U jednom momentu sam imala i veći broj klijenata, no osjetila sam da je to previše i sad sam u balansu. Igrom slučaja, iako nisam to planirala, gotovo svi moji klijenti su u Hrvatskoj i većina ljudi koji me angažiraju su mikro poduzetnici ili samozaposleni.
- Sjećate li se prvog klijenta?
Naravno, i još uvijek radimo zajedno. Nadam se da će tako i ostati dokle god radim ovaj posao. Tom sam klijentu posložila poslovne procese i trenutačno je njihova potreba za virtualnom asistencijom oko 10 sati mjesečno. To im je puno manji trošak nego da imaju zaposlenika kao ranije.
- Kako dolazite do klijenata?
U početku su klijente generirali moj web i društvene mreže. U taj sadržaj sam uložila puno vremena i truda, no na ruku mi je išlo to što tada nije postojao toliki broj virtualnih asistenata kao danas. Oko 40 posto klijenata s kojima danas radim došlo je tim putem, a ostali su došli putem preporuka.
- Kako mjerite vrijeme koje utrošite na nekog klijenta?
Za to koristim aplikaciju Clockify koja omogućuje da pokrenem tajmer kad počnem raditi na određenom zadatku i zaustavim ga kad završim. U aplikaciji vodim sve svoje klijente, podijeljene po projektima. Na kraju mjeseca klijentu uz račun pošaljem i izvještaj o utrošenom vremenu.
- Koje su vam alati i aplikacije još korisni?
Koristim LastPass aplikaciju za upravljanje lozinkama. Ona mi omogućuje dijeljenje lozinki među klijentima jer ne želim te osjetljive podatke znati. Aplikacija sigurno pohranjuje lozinke, podatake o kreditnim karticama, društvenim mrežama i sl. Preporučujem ju svim klijentima jer je sigurnije za obje strane, a ako kasnije i dođe do prekida suradnje jednostavno je maknuti korisnike bez da se sve lozinke moraju mijenjati.
Aplikaciju e-računi koristim i za klijente i za sebe kako bi mogli davati ponude, fakture i putne naloge.
Canvu većinom koristim za svoje osobne potrebe, uglavnom za kreiranje sadržaja za društvene mreže.
Aplikaciju Loom koristim kad trebam snimati intro video pozive, tutorijale, demonstraciju proizvoda, prezentacije i druge vrste videozapisa koji zahtijevaju vizualnu komunikaciju. Uz to koristim koristim alate za slanje newslettera, te organizaciju projekata poput Notiona i ClickUpa.
- Što je najizazovnije u vašem poslu?
Poduzetnicima koji nude usluge najteže je bilo priviknuti se na delegiranje, barem u početku. To je proces za koji je potrebno vrijeme. U tom startu treba izabrati odgovarajući alat ili način kako sve voditi na jednom mjestu. No, to se obično riješi u nekih 15, 30 dana i stvari se poslože.
Mislim da je i jako važno upoznati se prije početka suradnje. Nekad je dovoljan i polusatni video poziv da procijenite odgovarate li jedni drugima. Uglavnom, u toj fazi ništa ne treba forsirati. Jer, ako osjetite da s nekim niste “kliknuli”, nevažno o kojoj strani govorimo, sasvim je u redu ne ulaziti u takvu suradnju.
- Upravljate li sada svojim vremenom?
Pokušavam (smijeh), ali moram priznati da je to i danas izazovno. Ipak, zahvalno je imati ured u vlastitom domu i sam organizirati svoj dan. Uz to, prednost ovog posla je da niste vezani uz fizičko radno mjesto te svoj posao možete raditi gdje god želite. Tu mogućnost putovanja sam već nekoliko puta vrlo dobro iskoristila. Jer jedino što se gleda jest da se posao obavi.
Dio koji je zahtjevan kad si “sam svoj gazda” je i taj što kontinuirano moraš graditi svoj brend da bi te ljudi mogli prepoznati na tržištu. Tako da uvijek morate naći vremena za društvene mreže i za pisanje bloga. Ali dok god vas to veseli i prema tome osjećate entuzijazam – ništa nije teško.
foto: Darko Mareš
#SamaSvojaŠefica br. 6
