Prednosti i izazovi poslovnih sustava za video konferencije

Implementacija novih funkcionalnosti u softver za video konferencije donosi i novi skup izazova koji mogu potaknuti dio menadžera IT odjela i onih zaduženih za sadržaj da dovedu u pitanja opravdanost usvajanja novih proizvoda

94
softver za video konferencije
[Image by Alexandra_Koch from Pixabay]

Rad na daljinu postao je mainstream i više ga nitko ne može ignorirati, a ni trend ubrzanog usvajanja softvera za video konferencije ne usporava. Dobavljači u svoje sustave za video konferencije poput Teamsa, Zooma ili Webexa uvode nove funkcionalnosti koje tvrtkama i njihovim zaposlenicima donose mnoge prednosti zbog kojih viši troškovi za takav softver postaju opravdani.

No, softver za video konferencije ipak ne dolazi bez popratnih izazova. Implementacija novih funkcionalnosti donosi i novi skup izazova koji mogu potaknuti dio menadžera IT odjela i onih zaduženih za upravljanje podacima da dovedu u pitanja opravdanost usvajanja novih proizvoda.

Prednosti softvera za video konferencije

Softver za video konferencije evoluirao je i postao je mnogo više od aplikacije koja povezuju dva ili više korisnika putem zvuka i videa u stvarnom vremenu. Puno je besplatnih opcija koje korisnicima pružaju video podršku, poput FaceTimea, Skypea i Facebook Messengera. Na žalost, besplatni alati ne mogu ispuniti sve komunikacijske zahtjeve krajnjih korisnika koji uključuju dijeljenje zaslona, chat, dijeljenje datoteka, suautorstvo i veću sigurnost i kontrolu sadržaja. To sužava izbor, ali najpopularniji proizvodi poput Microsofta, Zooma, Ciscoa, GoToMeeting, Slacka ipak ostaju u konkurenciji.

Pri odabiru softvera za zajedničko komuniciranje tvrtke sve jasnije uviđaju da im proizvodi s pretplatničkim modelom nude znatno više od tradicionalnih softvera za video konferencije koji nude samo video i audio konferenciju.

Softver za video konferencije može poslovnim organizacijama donijeti niz prednosti. U nastavku ćemo razmotriti neke od njih.

Transkript sastanka

Sastanci poput prodajnih prezentacija, predstavljanja financijskih rezultata, poslovnih pregovora ili onih na kojima se razmatra učinak zaposlenika uglavnom rezultiraju nekakvim zaključcima koji sadrže određene zadatke i daljnje korake. Ti zadaci mogu biti slanje ponuda klijentima ili neke prilagodbe ugovora koje treba provesti. Obično su oni sadržani u nekakvim rukom zapisanim bilješkama ili onima digitalnim u računalu. No, s obzirom na to da su virtualni sastanci sve češći jer sve više ljudi radi od kuće, zapisati sve nužne informacije, posebno ako na sastanku sudjeluje više osoba, postaje sve izazovnije.

Mnoge platforme za video konferencije, uključujući GoToMeeting, Zoom i Microsoft Teams, nude mogućnost automatskog transkripta sastanka. Bilježi se svaka izgovorena riječ i transkript je u tekstualnom formatu dostupan svim sudionicima sastanka. Ova značajka ne samo da eliminira potrebu za zapisničarom koji će voditi bilješke, nego ono što je izgovoreno zapisuje apsolutno neutralna strana.

Mogućnost prijevoda na više jezika

Na nekim virtualnim poslovnim sastancima sudjeluju ljudi iz raznih zemalja. Ponekad je riječ o interakciji osoba koje ne govore zajedničkim jezikom (ponekad se to dešava figurativno, ali u ovom slučaju mislimo na situaciju kada doslovno ne govore istim jezikom). To može izazvati probleme prilikom rasprave. Ponekad je potrebno angažirati prevoditelja, što povećava troškove i komplicira organizaciju sastanka, ili riskirati nesporazume zbog pogrešnog tumačenja prijevoda.

Puno je opcija koje možete odabrati kad je riječ o višejezičnoj podršci sastancima. Microsoft Teams i Skype omogućavaju svima koji komuniciraju tekstualnim porukama da primaju prijevod teksta. Ali prilikom virtualnih susreta licem u dvoje to baš nije primjereno rješenje. Druga mogućnost je primjena usluge Azure Speech Translation unutar Microsoft Teamsa tijekom video i audio sastanka. Ova usluga transkribira izgovoreno i prevodi u stvarnom vremenu kako bi sudionici to mogli čuti ili pročitati te tako omogućava višejezičnu komunikaciju na sastancima. Podržava tridesetak jezika.

Dijeljenje zaslona

Suvremeni softver za video konferencije također nudi mogućnost dijeljenja sadržaja na zaslonu s jednim ili više sudionika sastanka. Ta mogućnost postaje sve značajnija jer zaposlenici prilikom rada na daljinu često trebaju pomoć drugih članova tima. Drugi primjer je potreba da se sadržaj dokumenta ili prezentacije pokaže drugim sudionicima sastanka,

Dostupnost raznih aplikacija

Možda na prvi pogled ne uviđate prednost pristupa raznim alatima unutar jedne aplikacije za video konferencije, ali upravo to je velika stvar koju je Microsoft učinio sa svojim Teamsima. Unutar svoje platforme podržao je druge alate kroz jedinstveno sučelje, tako da korisnici ne moraju “izlaziti” iz Teamsa kako bi koristila alate poput CRM-a, Share Pointa ili Plannera.

Takav pristup privlačan je korisnicima koji žele smanjiti “prešaltavanje” između aplikacija te žele brz i jednostavan pristup raznim alatima za vrijeme video konferencije.

Izazovi softvera za video konferencije

Unatoč mnogim prednostima koje ovi komunikacijski alati nude, oni i dalje pred tvrtke i menadžere zadužene za upravljanje podacima i za usklađivanje s regulativom postavljaju brojne izazove.

Sigurnost sastanka

Hakeri iskorištavaju učestalost videokonferencija kako bi se, naravno nepozvani, ubacili na sastanke te izazvali kaos. Tome je u početku posebno bio izložen Zoom, no relativno brzu su uklonili taj propust. Mnogi IT menadžeri zabrinuti su za sigurnost internih sastanaka.

>>Je li Zoom siguran i trebaju li ga tvrtke zabraniti

Srećom, mnoge aplikacije za video konferencije imaju postavljenu zaštitu koje osigurava da se virtualnim sastancima mogu pridružiti samo oni koji su pozvani. To mogu biti lozinke za pristup ili sustav u kojem organizator odobrava pristup. Takve mjere pridonijeli su da se ublaži zabrinutost oko sigurnosti.

Usklađivanje s regulativom i pohrana podataka

Drugi izazov je usklađenost s propisima i mogućnost pristupa snimkama. S aspekta usklađenosti, tvrtke najviše brinu zbog toga što bi se snimanje nekih sastanka zbog nacionalnog zakonodavstva u nekim državama moglo smatrati nezakonitim bez odobrenja svih sudionika. Microsoft Teams zato na početku sastanka ima zvučnu objavu da se sastanak snima. Ali tu je funkciju moguće podesiti.

Poslovne organizacije su suočene i s pitanjem pohrane i arhiviranja snimljenog sadržaja. Na primjer, zdravstvene organizacije obvezne su pohranjivati ​​podatke o pacijentima na određeni rok. Osim toga, zdravstveni podaci posebno su osjetljivi i zahtijevaju poseban tretman u skladu s regulativom.

Upravljanje novim podacima

Novo generirani sadržaj sa snimljenih sastanaka uvodi novi niz izazova kada je u pitanju organizacija i klasifikacija informacija koje su sada dostupne korisnicima. Neki od videozapisa mogu biti namijenjeni edukaciji zaposlenika, drugi mogu biti recenzije projekata, a treći mogu biti namijenjeni samo određenim timovima. Bez obzira na vrstu sadržaja, ljudi zaduženi za upravljanje podacima moraju planirati i definirati način upravljanja kako bi osigurali da su podaci sigurni, ali lako dostupni kad ih zaposlenici trebaju.

Kreiranje pravila

Menadžeri zaduženi za upravljanje podacima (sadržajem) moraju planirati procedure i pravila za nove vrste sadržaja i izvore. Trebali bi stvoriti novi skup pravila i primijeniti ta pravila na novostvorene video, audio i tekstualne datoteke sa sastanaka.