Lindsey Pollak, američka stručnjakinja za razvoj karijere i radno okruženje, nedavno je primijetila da se na Zoom sastancima sve češće pojavljuje jedan nenajavljeni “sudionik” – AI asistent za vođenje bilješki.
“Svaki put kad se prijavim na sastanak, dočekaju me Fathom, Otter ili Granola”, ispričala je za CNBC Make It.
Takva praksa, upozorava, ostavlja neugodan dojam. Ako netko uključi AI alat bez prethodne najave ili pristanka ostalih sudionika, razgovor postaje bezličan i neprirodan.
“Osjećam se kao da sam pod nadzorom ili na policijskom ispitivanju, a ne na poslovnom sastanku”, kaže Pollak.
AI mijenja pravila poslovne komunikacije
Umjetna inteligencija sve je prisutnija u svakodnevnom poslovanju, no mnoge organizacije još nemaju jasna pravila o tome kada je njezina uporaba primjerena. Zbog toga sve češće dolazi do nesporazuma među zaposlenicima.
Tessa West, profesorica socijalne psihologije na Sveučilištu New York, smatra da umjetna inteligencija otvara nova pitanja poslovnog bontona.
Dok jedni korištenje AI-ja za pisanje poruka ili e-mailova smatraju praktičnim načinom uštede vremena, drugi ga doživljavaju kao znak nezainteresiranosti ili čak nepristojnosti.
Prema istraživanju koje su proveli GoTo i Workplace Intelligence, čak 37 posto zaposlenika koristi AI za zadatke koji uključuju emocionalnu inteligenciju. Drugo istraživanje, koje je provela platforma ZeroBounce, pokazalo je da je 35 posto ispitanika umjetnu inteligenciju koristilo za sastavljanje ili uređivanje osjetljive poslovne komunikacije.
Istodobno, istraživanje Sveučilišta u Kentu pokazuje da kolege negativnije doživljavaju osobe koje umjetnoj inteligenciji prepuštaju komunikaciju i druge zadatke koji podrazumijevaju međuljudske odnose.
Prije uključivanja AI-ja provjerite jesu li ostali sudionici suglasni
Snimanje i automatska transkripcija sastanaka danas su postali gotovo uobičajena praksa, no stručnjaci upozoravaju da to ne znači kako treba preskočiti osnovna pravila pristojnosti.
“Ako bez pitanja uključite snimanje, mnogi će to doživjeti kao zadiranje u privatnost”, kaže West.
Pollak smatra da svaki sastanak treba započeti kratkim ljudskim kontaktom prije nego što se uključi AI alat.
“Dovoljno je pozdraviti sudionike i pitati: ‘Je li svima u redu da uključim alat za bilješke kako bih se mogao u potpunosti posvetiti razgovoru?'”
Iako AI može biti koristan, ne treba ga koristiti na svakom sastanku. Posebno ne tijekom kreativnih radionica ili zajedničkog osmišljavanja ideja. Ljudi se često osjećaju suzdržanije ako znaju da se svaka njihova riječ automatski snima i pohranjuje.
Pollak ističe da su je posebno iznenadili transkripti u kojima su završili potpuno neformalni razgovori o godišnjim odmorima, obitelji, kućnim ljubimcima ili vremenu.
“To mi se činilo potpuno besmisleno”, kaže.
Ne prepuštajte umjetnoj inteligenciji osobnu komunikaciju
Iako se primjena AI-ja za pisanje poruka čini bezazlenom, istraživanja pokazuju da mnogi ljudi takvu praksu ne odobravaju.
Studija objavljena 2025. godine pokazala je da se menadžeri koji se u velikoj mjeri oslanjaju na AI pri pisanju e-mailova doživljavaju kao manje autentični i vjerodostojni.
“Ako kolege posumnjaju da prepuštate umjetnoj inteligenciji komunikaciju koja bi trebala biti osobna, mogu vas doživjeti kao neprirodnu i nepristojnu osobu”, upozorava West.
Posebno savjetuje da se AI ne koristi za poruke koje uključuju emocije, poput isprika, izraza zahvalnosti, suosjećanja ili priznanja pogreške.
S druge strane, stručnjakinja za poslovni bonton Jacqueline Whitmore smatra da AI može biti koristan kao polazište za pisanje poruka, ali nikako ne bi trebao kreirati konačnu verziju.
“Uvijek doradite tekst i dodajte vlastiti stil. Nitko ne želi dobiti poruku koja zvuči kao automatski generirani odgovor.”
Ako niste sigurni zvuči li poruka prirodno, predlaže da je prije slanja pročita netko od kolega.
Nemojte se pozivati na ChatGPT tijekom razgovora s nadređenima
Sve više ljudi koristi AI za savjete o karijeri, financijama ili međuljudskim odnosima, no West smatra da to nije najbolji pristup kada je riječ o važnim poslovnim razgovorima.
Primjerice, tijekom pregovora o povećanju plaće nije preporučljivo reći:
“ChatGPT mi je rekao da bih trebao tražiti veću plaću.”
Jednako tako nije mudro odgovarati nadređenom riječima:
“Ali Claude kaže drugačije.”
Takav pristup može ostaviti dojam da više vjerujete umjetnoj inteligenciji nego iskustvu osobe koja vas vodi ili mentorira.
Za pripremu važnih razgovora mnogo je korisnije konzultirati kolegu kojem vjerujete nego AI chatbot.
Bliski suradnik poznaje okolnosti, razumije odnose u organizaciji i može dati iskrenu povratnu informaciju. Za razliku od umjetne inteligencije, upozorit će vas ako procijeni da ste nešto pogrešno shvatili ili da bi vaš pristup mogao narušiti odnose s kolegama.
Tvrtke trebaju definirati jasna pravila
West smatra da umjetna inteligencija unosi dodatnu nesigurnost u svakodnevnu komunikaciju.
“Više ne znamo govori li osoba ono što doista misli ili čitamo tekst koji je sastavio AI.”
Zbog toga preporučuje da organizacije što prije uspostave jasna pravila o primjeni umjetne inteligencije.
Ako zaposlenik nije siguran smije li AI primijeniti za određeni zadatak, najbolje je prethodno zatražiti mišljenje nadređenog.
“Primjena umjetne inteligencije bez znanja ili odobrenja može ostaviti dojam neprofesionalnosti, pa čak i neetičnosti.”
Preporučuje i redovite interne razgovore o tome kako primjenjivati AI u svakodnevnom radu, koje su njegove prednosti, ali i gdje treba postaviti granice.
Jer, poručuje West, ignoriranje tih pitanja neće riješiti problem.
“Umjetna inteligencija već mijenja naše međuljudske odnose – ne samo na poslu, nego i u privatnom životu. Zato je važno što prije dogovoriti pravila igre.”
