Deset komunikacijskih navika koje će vam pomoći da brže ostvarite cilj

Koliki ćete imati utjecaj i hoćete li ostvariti svoje ciljeve ovisi o tome koliko ćete učinkovito prenijeti svoje stavove. To osobito vrijedi kada govorimo o digitalnoj komunikaciji. Ovo su komunikacijske navike koje vam mogu pomoći da lakše dobijete ono što želite

147
[Image by 41330 from Pixabay]

Koliki ćete imati utjecaj i hoćete li ostvariti svoje ciljeve ovisi o tome koliko ćete učinkovito prenijeti svoje stavove. To osobito vrijedi kada govorimo o digitalnoj komunikaciji.

Sve se svodi na to da budete “ugodan” (user friendly) suradnik – onaj koji drugima olakšava život. Što pristupačnije i jednostavnije predstavite svoje ideje, veća je vjerojatnost da će one biti prihvaćene.

Ovog puta predstavljamo deset manje poznatih komunikacijskih navika koje vam, kako savjetuje Gorick Ng, savjetnik za karijere s Harvarda, mogu pomoći da lakše dobijete ono što želite.

Ako imate ideju koju je teško zamisliti, predstavite je maketom, skicom ili slikom

Ukratko, pokaži umjesto da pričaš. Na primjer, umjesto da ispitujete treba li boja pozadine biti svijetlo ili tamno zelena, prikažite obje opcije kako bi ljudi mogli sami vidjeti razliku.

Ako ste postupno uređivali dokument, označite promjene i dodajte komentare koji će objasniti kako ste razmišljali

Što više uspijete usmjeriti pažnju ljudi na ono na što želite da se usredotoče, to će oni gubiti manje vremena, a vi ćete morati manje čekati. To znači da biste umjesto “Ovo je novi prijedlog na dvadesetak stranica” trebali reći: “Odobravate li ove dvije promjene koje sam dodao na drugoj stranici?”.

Ako se pozivate na druge izvore, podijelite poveznice na njih kako bi ih i drugi mogli pogledati

Ako pretpostavljate da će ostali htjeti vidjeti neke izvore na koje se pozivate, budite spremni i pripremite izvore. Tako ćete im znatno olakšati posao (i ubrzati odluku).

Ako imate dokument u formatu koji se prikazuje drugačije na različitim uređajima, priredite ga u PDF-u

PDF datoteke prikazuju se na svim uređajima jednako. Slanjem dokumenta u PDF formatu povećat ćete izgleda da primatelj vidi preglednu verziju bez obzira na to gdje se nalazi i s kojim uređajem raspolaže.

Ako imate dokument u kojem će ljudi trebati mijenjati podatke, pošaljite izvornu verziju koja se može uređivati

Čak i ako primatelj nikada neće mijenjati podatke niti uređivati originalni dokument, poštedite ih od toga da traže od takvu mogućnost. Time ćete samo nepotrebno otegnuti proces.

Ako želite dokumentirati odluku kako biste izbjegli moguće nesporazume, pošaljite e-mail u kojem ćete navesti što je odlučeno

Neće se svi sjećati što ste se dogovorili. Ako napišete “Dakle, odlučili smo …” ili “Kao što sam pojasnio, sljedeći koraci su …”, time nećete samo osigurati da svatko učini ono što je obećao, nego ćete spriječiti da se netko naknadno povuče negirajući dogovor.

Ako dokument sadrži puno detalja koje bi ljudi trebali razmotriti, pošaljite im ga ranije kako bi ga mogli pogledati kada im to odgovara

(i, ako je potrebno, zakažite dodatni sastanak)

Čak i ako ne pregledaju svi sudionici sastanka dokumente koje ste im poslali ranije, dostupnost informacija prije sastanka omogućit će vam da na samom sastanku više vremena posvetite raspravi o srži dokumenta, umjesto da morate trošiti vrijeme kako biste objasnili o čemu je u dokumentu riječ.

Osim toga, poslati dokumente ranije je pristojnije nego zaskočiti sugovornike s podacima na samom sastanku.

Ako je riječ o kompleksnoj ili kontroverznoj temi koja zahtijeva raspravu, zakažite sastanak

Sastanak možete zakazati uživo ili virtualno. Tako ćete razjasniti moguće nesporazume za desetak minuta umjesto da o njima raspravljate desetak dana kroz beskonačne elektroničke poruke uz desetak drugih osoba nepotrebno uključenih u raspravu kroz opciju carbon copy.

Ako zakazujete sastanak, pošaljite poziv s jasno navedenim datumom, vremenom i načinom susreta

Ako sve sudionike sastanka upoznate s ovim detaljima na vrijeme, izbjeći ćete moguću zbrku u posljednji trenutak oko toga tko koga zove i u kojoj bi razlog sastanka i sama tema sastanka mogli pasti u drugi plan.

Ako odluku treba odobriti više ljudi, razgovarajte s njima pojedinačno

Vjerojatnije je da ćete potrebnu podršku dobiti ako su ljudi koji odlučuju već upoznati s vašim prijedlogom, umjesto da ideju čuju prvi put na sastanku i da se ogledavaju i nagađaju kako ostali prisutni reagiraju na vašu ideju.