Lean menadžment je način razmišljanja koji teži učinkovitosti, smanjenju otpada i kontinuiranom poboljšanju. U dinamičnom poslovnom okruženju, gdje su brzina i prilagodljivost ključni, primjena lean principa može značajno unaprijediti procese i rezultate.
Kroz godine su razvijeni brojni lean alati koji organizacijama pomažu u optimizaciji poslovanja. Iako lean metodologija obuhvaća gotovo 100 različitih alata, u nastavku izdvajamo one koji se najčešće koriste i imaju najširu primjenu u praksi.
Uvođenje lean alata zahtijeva promjenu načina razmišljanja unutar organizacije, kao i predanost menadžmenta i zaposlenik
Praktični lean alati koje biste trebali poznavati
- 5S – Sustav organizacije radnog prostora kroz 5 koraka s ciljem stvaranja i održavanja urednog i učinkovitog radnog okruženja. U urednom prostoru mogućnost greške je značajno manja, ljudi su produktivniji, mogućnost ozljede na radu je smanjena.
- Kaizen – Filozofija kontinuiranog poboljšanja koja potiče sve zaposlenike, posebno one uključene u stvaranje procesa, da aktivno predlažu načine za njihovo unapređenje. Naglasak je na manjim, ali stalnim poboljšanjima, koja se s vremenom akumuliraju u značajan napredak. Ova filozofija ne isključuje ulaganja u opremu i tehnologiju.
- Vizualno upravljanje – Pristup u kojem su ključni podaci i statusi procesa jasno prikazani na način koji svatko može brzo razumjeti. Dobro osmišljeni vizualni elementi omogućuju brzo snalaženje – već u prvih 30 sekundi postaje jasno što se događa i gdje je potrebno djelovati.
- Just-in-Time (JIT) – Sustav proizvodnje koji se temelji na isporuci točno onoga što je potrebno – u pravom trenutku, u traženoj i kvaliteti – prema potrebama kupca. Cilj JIT pristupa je smanjenje zaliha i bolje iskorištenje proizvodnih kapaciteta. Time se izbjegava nepotrebno skladištenje sirovina, poluproizvoda i gotovih proizvoda, čime se povećava ukupna učinkovitost poslovanja.
- VSM (Value Stream Mapping) – Sustav koji vizualizira i analizira tri ključna faktore u proizvodnom ciklusu – dobavljače, proizvođače i kupce. Cilj VSM-a je smanjenje tzv. lead timea, odnosno ukupnog vremena potrebnog da proizvod ili usluga prođu kroz cijeli proces – od inicijalnog zahtjeva kupca, preko narudžbe i ulaska sirovina u tvrtku, do same proizvodnje i konačne isporuke gotovog proizvoda ili usluge.
- SMED (Single-Minute Exchange of Die) – Tehnika koja omogućuje smanjenje vremena potrebnog za prijelaz s jedne vrste proizvoda na drugu, čime se ubrzava prijelaz između različitih proizvodnih serija. Cilj je smanjiti to vrijeme na “single digit” (jednoznamenkasti broj), odnosno ispod 10 minuta. Dobro implementiran SMED alat značajno povećava fleksibilnost proizvodnje, omogućujući rad s manjim serijama, što smanjuje zalihe.
- Poka-Yoke – Mehanizmi ili uređaji koji fizički sprječavaju pogreške u procesu. Ovi sustavi djeluju preventivno, sprječavajući da greške uopće nastanu. Često se primjenjuju u montažnim i proizvodnim procesima. No, njihova primjena nije ograničena samo na proizvodnju – mogu se koristiti i u drugim poslovnim procesima kako bi se povećala kvaliteta i smanjila mogućnost ljudske pogreške.
Naravno, primjena lean alata se uvijek prilagođava specifičnim potrebama organizacije, a uspjeh lean menadžmenta ovisi o istinskoj podršci menadžmenta tvrtke.
Lean zahtijeva dosljedno preispitivanje i unapređivanje poslovnih praksi – čak i kada se čini da su oni već optimizirani ili učinkoviti. No, u mnogim slučajevima ta podrška ostaje na deklarativnoj razini, bez stvarne implementacije u svakodnevne operativne procese.
S druge strane, sustavna i dosljedna primjena lean principa, uz odgovarajuće vodstvo, može donijeti značajne i mjerljive koristi. Osim što povećava financijsku efikasnost, lean metodologija poboljšava zadovoljstvo svih ključnih dionika – od zaposlenika, kojima optimizirani procesi olakšavaju rad, do menadžmenta (ili vlasnika), koji dobivaju bolju kontrolu nad operacijama i profitabilnošću, te krajnjih kupaca, koji uživaju u boljoj kvaliteti proizvoda i usluga uz kraće rokove isporuke.
Primjena Just-in-Time (JIT) metode u praksi
Kao jednu od ključnih lean metoda, naveli smo Just-in-Time (JIT) filozofiju, koja se temelji na proizvodnji ili pružanju usluga isključivo u količinama, vremenu i kvaliteti koju zahtijeva kupac.
Primjena ove metode zahtijeva visok stupanj koordinacije i preciznosti u planiranju, jer svaki kvar u lancu opskrbe ili kašnjenje može značajno utjecati na cjelokupni proces. Za bolju ilustraciju prikazat ćemo dva primjera – jedan iz proizvodne industrije i drugi iz uslužne djelatnosti.
Primjer #1: Velika proizvodna tvrtka iz automobilske industrije
Umjesto da skladište velike količine dijelova, tvrtka koristi JIT sustav u kojem se dijelovi naručuju i dostavljaju točno kada su potrebni na proizvodnoj liniji. Na primjer, u tvornici automobila, kotači, sjedala i ostali dijelovi dolaze od dobavljača upravo na vrijeme, bez potrebe za dugotrajnim skladištenjem. Iako skladišta postoje, zalihe su minimalne, čime se smanjuju troškovi skladištenja, ubrzava proizvodnja i minimizira otpad. Ovaj pristup omogućava tvrtki učinkovito upravljanje novčanim tokom.
No, u mnogim proizvodnim tvrtkama postoji tendencija maksimiziranja iskorištenosti proizvodnih kapaciteta kako bi se osigurao neprekidan rad proizvodnje. Umjesto da se proizvodnja temelji na stvarnim narudžbama kupaca prema Just-in-Time (JIT) principu, često se proizvodi unaprijed, i to za razdoblje od nekoliko mjeseci.
Negativne posljedice takvog pristupa su:
- Prekomjerne zalihe gotovih proizvoda – proizvodnja koja nije usklađena s realnom potražnjom rezultira velikim zalihama koje zauzimaju skladišni prostor i povećavaju troškove skladištenja.
- Vezivanje kapitala – novac koji bi mogao biti iskorišten za operativne potrebe, razvoj, poboljšanja procesa ili inovacije vezan je u zalihama koje možda neće biti odmah prodane.
- Rizik zastarijevanja ili oštećenja proizvoda – ako se tržišni uvjeti promijene ili kupci izmijene svoje zahtjeve, unaprijed proizvedeni proizvodi mogu izgubiti vrijednost ili zahtijevati dodatne prilagodbe, što generira dodatne troškove.
Takav način poslovanja otkriva niz strukturnih i organizacijskih nedostataka unutar tvrtke. Prije svega, ukazuje na nedostatak transparentne i učinkovite komunikacije između ključnih odjela – proizvodnje, prodaje i nabave.
Također, takav način rada reflektira neefikasno upravljanje u kojem menadžment, iz različitih razloga, ne uspijeva uspostaviti sinergijski učinak između poslovnih funkcija. Umjesto sustavnog optimiziranja resursa i operacija, kompanija se oslanja na rješenja koja kratkoročno osiguravaju kontinuitet proizvodnje, ali dugoročno narušavaju financijsku stabilnost i operativnu efikasnost.
Primjer #2: Uslužna tvrtka za kopiranje i ispis
Tvrtke koje se bave uslugama kopiranja, ispisivanja i uvezivanja dokumenata primjenjuju Just-in-Time (JIT) kako bi bolje upravljale potrošnjom materijala i smanjile troškove skladištenja. Najvažniji resursi za ovakve tvrtke su toner, tinta i papir. Ako ih imaju previše na skladištu, novac je vezan u zalihama, a prostor zauzet, dok premale zalihe mogu dovesti do nemogućnosti ispunjavanja narudžbi klijenata.
JIT metoda u ovom slučaju izgleda tako da tvrtka primjenjuje Min-Max sustav za praćenje zaliha tonera i papira:
• Minimalna zaliha (Min): Kada količina tonera ili papira padne ispod određenog praga (npr. 2 komada tonera), automatski se naručuje nova količina.
• Maksimalna zaliha (Max): Održava se optimalna razina zaliha (npr. 5 komada tonera) kako bi se izbjeglo prekomjerno skladištenje.
Narudžbe se temelje na stvarnoj potrošnji i broju planiranih narudžbi klijenata. Za veće projekte, poput tiska brošura za konferenciju, materijali se naručuju samo prema specifičnim potrebama tog projekta. Digitalni sustav prati potrošnju, te kada količina tonera padne ispod minimalnog praga, automatski se naručuje novi. Ovim sustavom osigurava se nesmetan rad bez nepotrebnih zaliha.
Implementacija lean menadžmenta nije jednokratan proces, već kontinuirani put prema operativnoj izvrsnosti.
Uvođenje lean alata zahtijeva promjenu načina razmišljanja unutar organizacije, kao i predanost menadžmenta i zaposlenika. Na kraju, njegova primjena omogućit će tvrtki da postane agilnija i otpornija na promjene, čime dobiva konkurentsku prednost u dinamičnom poslovnom okruženju.
Autor kolumne Lean menadžment #2 Ivo Šoletić, vlasnik konzultantske tvrtke Leanefekt, specijalizirane za analizu i poboljšanje poslovnih procesa, s ciljem povećanja profitabilnosti kompanija kroz primjenu lean menadžmenta
