Kako postaviti pravila u Outlooku

E-pošta je uobičajeni poslovni alat. Organizirani sustav elektroničke pošte može vam uštedjeti vrijeme i osigurati pregledniji uvid u najvažnije e-poruke. Jedna sjajna opcija za organiziranje vaše ulazne pošte je postavljanje pravila u programu Outlook, piše portal Indeed.

U ovom članku objasnit ćemo što su pravila programa Outlook, istražiti neke prednosti postavljanja pravila i ukratko ćemo prikazati kako postaviti i primjenjivati navedena pravila.

Što su pravila programa Outlook?

Pravila u Outlooku su postupci kojima možemo automatizirati upravljanje svojom e-poštom. Pravila se mogu primijeniti na e-poruke koje primate i na poruke koje šaljete. Poruke se mogu automatski  premještati u određenu mapu, brisati, prosljeđivati ili označavati.

Pravila se automatski primjenjuju za buduće e-poruke, ali možete postaviti i pravila koje će se primijeniti samo na e-poruke koje su već nalaze u vašem e-sandučiću.

Kada postavljate pravila, tri su ključne skupine informacije koje Outlook traži od vas:

• Uvjet: ovo je kriterij koji Outlook koristi za primjenu određenog pravila na e-poštu. To mogu biti pošiljatelj ili ključne riječi. Ako ne odredite uvjet, ako ga ostavite praznim, pravilo će se primjenjivati na svaku e-poruku.
• Radnja: ovime propisujete kako će Outlook postupiti s e-porukom ako ona ispunjava zadane uvjete: hoće li je izbrisati, premjestiti u određeni folder ili proslijediti.
• Iznimke: ovo su kriteriji kojima ćete odrediti e-poruke koje želite izuzeti od određenog pravila, na ličan način kao što ste postavili uvjet.

Prednosti postavljanja pravila u Outlooku

Jedna od prednosti postavljanja pravila u Outlooku jest ušteda vremena. Umjesto ručnog sortiranja e-pošte, možete dodijeliti pravilo za sortiranje na temelju vaših potreba za slanjem e-pošte. Pravila vam također omogućuju da svoj pretinac organizirate  premještanjem e-poruka u druge mape na temelju kriterija poput pošiljatelja ili riječi u retku predmeta. Na primjer, ako radite na više projekata, možete postaviti mape za svaki projekt i e-poštu premjestiti u te mape na temelju pošiljatelja i ključnih riječi.

Kako postaviti i koristiti pravila u Outlooku

Ovo su tri različita načina za postavljanje i korištenje pravila u Outlooku:

1. Postavljanje pravila na temelju predloška

Ako ne želite postaviti prilagođeno pravilo, Outlook nudi više predložaka koje možete koristiti da biste postavili pravila. Predlošci su podijeljeni u dvije grupe “Ostanite organizirani” (“Stay organized”) i “Ostanite u toku” (“Stay up to date”) i izvode uobičajene radnje kao što su premještanja poruka u mapu, označavanja poruke i slanje upozorenja na vaš telefon. Evo kako možete postaviti pravilo na temelju predloška:

1. Odaberite karticu “Datoteka” (File).
2. Kliknite “Upravljanje pravilima i upozorenjima” (Manage Rules & Alerts)
3. Pritisnite gumb pri vrhu komunikacijskog prozora s oznakom “Novo pravilo” (New rule).
4. Odaberite željeni predložak iz gornjeg okvira s oznakom “1. korak: Odaberite predložak” (Step 1: Select a template).
5. U donjem okviru s oznakom “2. korak: Uredite opis pravila” (Step 2: Edit the rule description) kliknite podcrtanu opciju ili opcije koje želite koristiti.
6. Ovisno o odabranom predlošku i opciji, mogu se pojaviti okviri u kojima se traži da odredite kriterije kao što su kontakti ili kada želite da poruka bude označena kako biste je lakše uočili. Odaberite željene postavke.
7. Pritisnite “Dalje” (Next).
8. Odaberite željene uvjete u gornjem okviru sljedećeg zaslona, s oznakom “1. korak: Odaberite uvjet(e)” (“Step 1: Select condition(s)”)
9. Nakon što odaberete uvjet, opcije se pojavljuju u donjem okviru s oznakom “Korak 2: Uredite opis pravila” (“Step 2: Edit the rule description”). Odaberite željene opcije i slijedite upute za popunjavanje podataka.
10. Pritisnite “Dalje” (Next).
11. Na sljedećem zaslonu odaberite sve iznimke koje želite dodati.
12. Pritisnite “Dalje” (Next).
13. U “1. koraku: navedite naziv za ovo pravilo” (“Step 1: Specify a name for this rule”) i dodajte ga
14. U “2. koraku: opcije postavljanja pravila” (“Step 2: Setup rule options”) odaberite između opcija “Primijeni ovo pravilo sada na porukama koje su već u pristigloj pošti” (“Run this rule now on messages already in inbox”) , “Uključi ovo pravilo” (“Turn on this rule”) ili “Primijeni ovo pravilo na svim računima” (“Create this rule on all accounts”).
15. U “3. koraku: Pregledajte opis pravila” (“Step 3: Review rule description”) provjerite pojedinosti postavljenih pravila i ako je potrebno unesite izmjene.
16. Kliknite “U redu” (“Ok”).

Postavite sebi prilagođena pravila

Iako predlošci nude mnoge uobičajene i popularne opcije, u Outlloku postoji mnogo više pravila koja možete isprobati. Niz je mogućnosti da kreirate svoja, prilagođena pravila.

Evo koje korake trebate slijediti da biste izradili prilagođeno pravilo u Outlooku:

1. Odaberite tab “Datoteka” (File).
2. Kliknite “Upravljanje pravilima i upozorenjima” (Manage Rules & Alerts)
3. Pritisnite gumb pri vrhu komunikacijskog prozora s oznakom “Novo pravilo” (New rule).
4. U odjeljku “Počni od praznog pravila” (“Start from a blank rule”) na dnu popisa odaberite “Primijeni pravilo na poruke koje primam” (“Apply rule on messages I receive”) ili “Primijeni pravilo na poruke koje šaljem” (“Apply rule on messages I send”).
5. Pritisnite “Dalje” (Next).
6. U “1. koraku: Odaberite uvjet(e)” (“Step 1: Select condition(s)”) odaberite uvjete koje želite da poruke ispunjavaju ili nemojte odabrati niti jedan uvjet ako želite da se pravilo primjenjuje na sve e-poruke.
7. U “Koraku 2: Uredite opis pravila” (“Step 2: Edit the rule description”) možete dodati detalje kriterija, kao što su ključne riječi, ako je jedan od vaših uvjeta bio filtriranje prema retku predmeta.
8. Pritisnite “Dalje” (Next).
9. U odjeljku “1. korak: Odaberite radnju(e)” (“Step 1: Select Action(s)”) odaberite radnje koje želite poduzeti na e-porukama koje ispunjavaju uvjete.
10. U “2. koraku: Uredite opis pravila” (“Step 2: Edit the rule description”) dodajte pojedinosti o radnjama, kao što je navođenje kategorije ili mape za premještanje e-pošte.
11. Pritisnite “Dalje” (Next).
12. U odjeljku “1. korak: Odaberite iznimke” (Step 1: Select exception(s)”) dodajte sve iznimke koje želite primijeniti na pravilo.
13. U odjeljku “Korak 2: Uredite opis pravila” (“Step 2: Edit the rule description”) dodajte pojedinosti o iznimkama.
14. Pritisnite “Dalje” (Next).
15. Unesite naziv za pravilo pod “Korak 1: Navedite naziv za ovo pravilo” (“Step 1: Specify a name for this rule”).
16. U drugom koraku “Korak 2: Postavljanje opcija pravila” (“Step 2: Setup rule options”) odaberite željene opcije.
17. U “3. koraku: Pregledajte opis pravila” (“Step 3: Review rule description”) provjerite pojedinosti postavljenih pravila i ako je potrebno unesite izmjene.
18. Pritisnite “Dalje” (Next).

Postavite pravila u e-pošti

Pravila možete postaviti i izravno u elektroničkoj pošti. Ovo može biti brza opcija jer ako vam e-poruka da ideju za pravilo, možete je odmah provesti. Također je korisno jer kada kreirate pravilo izravno u e-poruci, Outlook automatski ispunjava neka od polja pravila umjesto vas. Evo koraka koje možete slijediti da biste postavili pravila u e-poruci:

1. Kliknite desnom tipkom miša na e-poštu.
2. Odaberite “Pravila” (“Rules”) pri dnu popisa.
3. Odaberite “Kreiraj pravilo” (“Create Rule”).
4. U novom komunikacijskom okviru odaberite uvjete iz opcija koje nudi Outlook – to su uglavnom pošiljatelj, predmet i je li e-pošta poslana samo vama ili su uključeni i drugi.
5. U odjeljku “Učinite sljedeće” (“Do the following”) odaberite radnju ili radnje koje želite, kao što je prikazivanje u izborniku s upozorenjem o novoj stavci, reprodukcija zvuka ili premještanje e-pošte u mapu.
6. Ako se e-pošta premješta u mapu, kliknite gumb “Odaberi mapu” (“Select Folder”) koji se nalazi desno od “Premjesti stavku u mapu” (“Move the item to folder”) i pronađite mapu koju želite.
7. Pritisnite “Dalje” (Next).
8. U okviru koji se pojavi odredite želite li da se pravilo primijeni na poruke koje se već nalaze u mapi.
9. Pritisnite “Dalje” (Next).