Pandemija koja još uvijek traje uvelike je promijenila naš pogled na posao. Mnogi još uvijek rade radeći u uredu i kod kuće. Istraživanja pokazuju da bi više od polovice zaposlenika željelo zadržati mogućnost da svoje radno vrijeme podijele između rada u uredu i rada od kuće.
Međutim, zbog zamora od virtualnih sastanaka i tehničkih problema mnogi zaposlenici u hibridnim i udaljenim okruženjima nisu tako aktivni. CNBC Make It razgovarao je s Jimom Szafranskim, izvršnim direktorom tvrtke Prezi koja razvija komunikacijski softver, o tome koji su glavni izazovi s kojima se susreću radnici koji rade u hibridnom okruženju.
U svom istraživanju o hibridnim modelima rada (Hybrid Work Survey) Prezi je intervjuirao više od 1000 hibridnih uredskih radnika i otkrio da su poticajno okruženje i međuljudsko povezivanje najvažniji za rad u hibridnom uredu.
Na temelju svog istraživanja Prezi je izdvojio pet savjeta o tome kako virtualne sastanke (konferencije) učiniti kvalitetnijima, životnijima i zanimljivijima.
1. Iskustvo sudjelovanja
Iako postoji nekoliko prednosti hibridnog radnog okruženja, kao što su veća fleksibilnost i sloboda, u takvom okruženju teže je održavati međuljudske odnose s kolegama. Virtualni zaposlenici odnosno sudionici konferencija također se mogu osjećati nedovoljno uključeni jer se kroz video vezu gubi ona prisnost koja postoji u izravnom kontaktu, kaže Szafranski. Prilikom dijeljenje ekrana gubi se dio osobnosti.
“Rad u dvodimenzionalnom video okruženju može rezultirati time da se ljudi više osjećaju kao promatrači emisije zvane ‘posao’, umjesto njenim sudionikom”, tumači Szafranski. “Ljudi to žele iskusiti i utjecati na ono što se dešava.”
Korištenje alata kao što su naljepnice i virtualne pozadine jačaju povezanost sudionika virtualnih konferencija i općenito prilikom rada na daljinu. Stručnjaci u Forbesovom poslovnom vijeću otkrili su da je stvaranje “neformalne atmosfere” sa šalama i zabavnim pitanjima pomoglo u podizanju morala prilikom virtualnih sastanaka.
2. Primjena komplementarnih prezentacijskih alata
Otkako je pandemija počela, radno okruženje se uvelike oslanja na platforme kao što su Zoom, WebEx, Google Meet i Microsoft Teams. Ali kada je u pitanju predstavljanje materijala, postoje problemi zbog korištenja raznovrsnih prezentacijskih alata, kao što je Powerpoint, uz video platformu.
Kako bi se uklonila potreba za prebacivanje s više aplikacija tijekom radnog sastanka, The Digital Workplace za jednostavnije iskustvo predlaže korištenje komplementarnih alata. Na primjer, ako za svoje radne sastanke koristite Google Meet, bilo bi učinkovitije prilikom izlaganja koristiti ostale Googleove aplikacije, kao što su Google dokumenti i Google Slides. Slično je s Microsoft Teamsima kod kojih bi se trebali osloniti na Microsoftov aplikacije.
3. Brendiranje tvrtke i njena prisutnost na ekranu
Na svakom sastanku ili konferenciji, pa tako i virtualnima, važno je da se publika poveže s brendom i tvrtkom. U izravnom okruženju to obično činimo putem bedževa ili oznaka s imenom. Prezi je istražio kako se to prenosi u virtualni svijet.
“Ako ste pozvali klijenta u svoj ured, on čim uđe u vaše predvorje zna gdje se nalazi, zar ne?”, razlaže Szafranski. “Vi ističete da se nalazi na pravom mjestu. Ističete vrijednosti do kojih tvrtka drži.”
U virtualnom okruženju brendiranje može biti jednostavno: na primjer, logotip na ekranu ili sličan stil odjeće kako bi se stvorio osjećaj zajedništva. Kreativniji način je da se prisutnost i svijest o robnoj marki potaknu putem digitalnog darivanja i gostujućih govornika.
4. Jačanje interakcije između publike i govornika
Neugodne situacije su iskustvo kakvo smo svi doživjeli prilikom virtualnom radnom okruženju. Bez obzira je li riječ o mrtvoj tišini, uključenom mikrofonu nekoga iz publike ili nekom drugom obliku odvlačenja pažnje od prezentacije, teško je održati pozornost i angažman publike.
Poticanje interakcije s tekstualnim ili slikovnim odgovorima na ekranu stvara uzbudljivije profesionalno okruženje za sudionike i pomaže nam da sastanak doživljavamo manje kao obvezu.
5. Pripremite video sadržaj
Dijeljenje ekrana jedan je od glavnih načina kako stručnjaci virtualno prezentiraju sadržaj i prenose informacije. Problem su potencijalni tehnički problemi s izobličavanjem zvuka ili zamrzavanjem slike koji doista mogu biti frustrirajući.
“Ljudi žele biti interaktivni i pridobiti svoju publiku, ali ne žele se baviti problemima”, kaže Szafranski.
Neke platforme omogućuju korisnicima da učitaju svoje prezentacije ili slajdove izravno u aplikaciju kako bi se izbjegli tehnički problemi. Drugi načini da osigurate da vaš sadržaj bude spreman za prezentaciju uključuju korištenje alata kao što su ankete, mogućnost postavljanja pitanja, dijeljenje materijala unaprijed i slični modeli koji vas i publiku mogu pripremiti za potencijalne tehničke poteškoće.
