Svaki odnos ima svoje oscilacije – dobre i loše trenutke, uspone i padove. Bilo da je riječ o prijateljskom, ljubavnom ili poslovnom odnosu, ne traje svaki odnos vječno.
I mi se tijekom vremena mijenjamo. Mijenjaju se naši prioriteti, razmišljanja, stavovi i potrebe. Ono što nam je nekada odgovaralo možda nam više ne odgovara. Ponekad jednostavno dođe do zasićenja, ili shvatimo da se više ne prepoznajemo u odnosu koji smo nekoć smatrali dobrim.
Odluka o prekidu ne mora nužno biti posljedica sukoba ili problema. Ako govorimo o poslovnom odnosu, možda su se promijenile cijene ili okolnosti na tržištu, ili se posao proširio izvan onoga što je prvotno dogovoreno, promijenili su se poslovni prioriteti ili način rada. A ponekad je razlog puno jednostavniji – suradnja s klijentom jednostavno više ne funkcionira i više ne želite raditi s njim.
U poslovnom svijetu to može značiti da je došlo vrijeme za prekid suradnje s klijentom. No kako god do takve situacije došlo, prekid poslovnog odnosa nije uvijek jednostavan, osobito ako ste s klijentom dugo surađivali. Mnogim samostalnim poduzetnicima upravo je taj posljednji korak najteži. Lakše je trpjeti lošu suradnju nego klijentu reći: „Ovo više ne funkcionira i želim prekinuti suradnju.“
No prekid poslovne suradnje ne mora biti neugodan, dramatičan ni konfliktan. Kako to učiniti profesionalno, bez nepotrebnih objašnjavanja, zamjeranja i zatvaranja vrata, objašnjava na portalu Fast Company američka autorica i poduzetnica Anne Burgess Yang.
Kada su vam vrijednosti važnije od posla
Burgess Yang opisala je kako je prije nekoliko godina prekinula suradnju s klijentom s kojim je mjesecima imala stabilnu suradnju. Problem nije bio u samom poslu. Nije bilo ni velikog poslovnog konflikta.
Problem je bio u vrijednostima.
Tvrtka s kojom je surađivala je javno zastupala stavove o nekim pitanjima koji su bili izravno suprotni njezinim osobnim uvjerenjima. Iako je njezin posao uglavnom bio “iza kulisa”, više nije željela biti povezana s tom tvrtkom.
Odlučila je otići. “Jednostavno nije bilo vrijedno stresa.”
Kako sama naglašava, većina savjeta o radu s teškim klijentima govori o tome kako postaviti granice, poboljšati komunikaciju ili pronaći način da se suradnja nastavi. No postoji i treća mogućnost: prekinuti suradnju. I to ne znači nužno da morate nekome održati lekciju, objašnjavati svaku svoju zamjerku ili ulaziti u konflikt.
Burgess Yang svoj pristup temelji na nekoliko jednostavnih koraka.
Budite sigurni da se problem ne može riješiti
Prije nego što prekinete suradnju, postavite si jednostavno pitanje: ako se ovaj problem riješi, da li bih i dalje željela raditi s ovim klijentom?
Ako je odgovor “da”, možda vrijedi razgovarati. Ako je problem u komunikaciji, nejasnim očekivanjima ili stalnom proširivanju opsega posla, moguće je da se situacija može popraviti jasnijim dogovorom i postavljanjem granica.
Ali ako je problem nešto što se ne može promijeniti – na primjer, klijent više ne može pratiti vaše cijene, projekt više nije u skladu s vašim uslugama ili jednostavno više ne želite biti povezani s tim poslovanjem – onda nema puno smisla tražiti rješenje kojeg zapravo nema. Kako kaže Burgess Yang, to je vaš posao i vi odlučujete s kim želite raditi. Kakav god bio razlog zbog kojeg ste odlučili prekinuti suradnju, on je valjan.
Držite se ugovora
Ako radite s klijentima, dobro je imati jasno definiran ugovor koji između ostalog uređuje i način prestanka suradnje. Burgess Yang, na primjer, u svojim ugovorima ima jasnu odredbu prema kojoj bilo koja strana može prekinuti suradnju uz 30 dana pisane obavijesti. Ugovor također određuje da joj klijent mora platiti dovršeni posao koji još nije fakturiran, kao i posao koji je u tijeku na dan prestanka suradnje.
Ako ste unaprijed definirali način raskida suradnje, otkazni rok, plaćanje obavljenog posla i obveze obje strane, držite se ugovorenog.
Što se tiče samog postupka, klijenta trebate pismeno obavijestiti da prekidate suradnju u skladu s ugovorom. Navedite datum do kojeg suradnja traje i objasnite što će se događati tijekom preostalog vremena, uključujući posao koji je još u tijeku. Na kraju, izdajte račune za obavljene usluge.
Ako ugovor predviđa naknadu za prijevremeni raskid projekta, primijenite ono što je ugovoreno. Dobro sastavljen ugovor znatno olakšava prekid suradnje. Ne morate iznova pregovarati o svemu – ugovor već određuje osnovna pravila. Drugim riječima, ugovor ne služi samo za početak suradnje. Dobar ugovor jednako je važan i kada odlučite otići.
Naravno, konkretne odredbe ugovora trebaju biti usklađene s pravnim okvirom, pa je za važnije ili složenije ugovore korisno zatražiti savjet pravnika.
Ne objašnjavajte više nego što morate
Jedan od najkorisnijih savjeta odnosi se upravo na komunikaciju. Kada odlučite prekinuti suradnju, lako je upasti u zamku prekomjernog objašnjavanja – osobito ako vam je klijent drag ili ako ne želite ispasti nepristojni.
Ali ako odluka nije predmet pregovora, nemojte od obavijesti o prekidu raditi pregovore. Ne morate nabrajati sve što vam je smetalo. Ne morate dokazivati da ste u pravu. Dovoljno je biti jasan i profesionalan. Na primjer: “Želim vas obavijestiti da se moj opseg poslovnih obveza promijenio i da više ne mogu nastaviti našu suradnju. U skladu s našim dogovorom, posljednji dan suradnje bit će 3. listopada. Do tada ću završiti dogovorene obveze i pripremiti sve potrebno za nastavak rada.”
Kratko, jasno i bez otvaranja rasprave koja više nije potrebna.
Otiđite jednako profesionalno kao što ste i došli
Posljednjih nekoliko tjedana suradnje mogu biti važniji nego što se čine. Bez obzira na to kakva je vaša suradnja bila do trenutka kada ste klijenta obavijestili o prekidu suradnje, upravo će tih posljednjih nekoliko tjedana oblikovati njegov dojam o vama.
Završite suradnju korektno. Dovršite sav posao koji je u tijeku. Predajte materijale, dokumentaciju i pristupe koji su potrebni za nastavak rada. Posljednjeg dana napišite kratke bilješke o tome što je napravljeno, što je još otvoreno i koji bi trebali biti sljedeći koraci. Tako osoba koja preuzme posao neće morati krenuti od nule.
Ako je razlog prekida suradnje cijena ili to što više niste dobar spoj, ponudite da preporučite nekoga tko će vas zamijeniti. Klijenti će vjerojatno biti zahvalni što nisu sami morali tražiti zamjenu.
Burgess Yang čak je obučila osobu koja ju je zamijenila. Njezin klijent nikada nije saznao pravi razlog zbog kojeg je odlučila okončati suradnju jer je cijeli proces završetka suradnje odrađen profesionalno i u skladu s unaprijed dogovorenim pravilima.
“Svijet samostalnog poduzetništva je malen i, kada odete u dobrim odnosima, zadržat ćete reputaciju profesionalne osobe”, poručuje Burgess Yang.
