Hrvatski Telekom predstavio je na Combis konferenciji EDI, novu uslugu elektroničke razmjene dokumenata za poslovne korisnike. EDI će smanjiti papirno poslovanje, ubrzati svakodnevni posao, povećati transparentnost i smanjiti troškove. U prvoj fazi sustav omogućava razmjenu računa, narudžbenica, storno računa, primki, otpremnica, a nakon integracije s digitalnim potpisom pokrit će i ugovore.
EDI funkcionira tako da se kreirani dokument, koristeći aplikaciju koja dokument prevodi u dogovoreni standardni format, umjesto u tisak šalje elektroničkim putem na adresu poslovnog partnera. Tako se postiže najviša razina automatizacije procesa razmjene podataka, izbjegavajući pritom fizičke i papirnate poslovne transakcije, a integritet podataka postaje sigurniji zbog jednostavnog označavanja, nemogućnosti ljudske pogreške i sigurne komunikacije elektroničkim putem. Platforma je razvijena je u suradnji s Combisom.
Za razvoj usluge u HT-u su se odlučili zato što od 1. studenoga 2018. stupa na snagu regulativa Europske unije koja će svim poslovnim korisnicima uvjetovati da razmjenjuju račune digitalnim putem s centralnom državom i obveznicima javne nabave, tako da u poslovanju s njima više neće biti moguće poslati papirnati račun.
“EU preporučuje standard UB 2.1 koji propisuje kako računi izgledaju. To omogućava da se račun odnosno digitalni dokument kreira u sustavu jednog korisnika I digitalnim putem prenese u sustav drugog korisnika u roku od nekoliko sekundi. Nema ispisivanja računa, kuvertiranja, slanja poštom… sve je potpuno digitalizirano. To bitno ubrzava poslovanje, smanjuje mogućnost grešaka u procesu, povećava sigurnost, omogućava bolju analitiku i uvid, ali i neke druge obrade koje još nisu obvezne kao što je obrada PDV-a u stvarnom vremenu”, tumači Tomislav Kosanović, voditelj odjela za razvoj poslovnih tehnologija u Hrvatskom Telekomu.”Poanta je da se ubrza protok novca I cijela proces učini što transparentnijom.”
Kad se ta priča upari s drugim standardom koji se naziva GS-1 koji definira jedinstvene šifre za sve proizvode koji se prodaju u EU, to će omogućiti maksimalnu transparentnost I analitiku, dodaje Kosanović. Trenutno je teško analizirati račune jer istu stavku možemo pisati na različite načine. To otežava analizu, no kada se priča digitalizira i poveže sa sustavom jedinstvenih šifri, bit će moguće utvrditi stvarni protok robe na nekom tržištu.
U HT-u EDI vide kao centar ekosustav, svojevrsno ljepilo koje vežu razne druge usluge upravljanje dokumentima, arhiviranja, digitalnog potpisa… Riječ je o uslugama koje Combis, član HT grupe, nudi korisnicima kao standardni dio portfelja.
“EDI ćemo prvo implementirati za HT grupu i njen ekosustav, a od 16. srpnja ponudit ćemo ga kao komercijalnu uslugu po vrlo konkretnim cijenama”, najavio je Kosanović.
HT svojim partnerima neće uvjetovati korištenje platforme, ali će im to preporučiti. “I nama i njima to bitno smanjuje troškove i ubrzava kalkuliranje, jer valuta plaćanja počinje teći u trenutku kada dužnik zaprimi fakturu. Dakle, ne kada je faktura izdana, nego kada je zaprimljena. Potvrdu da je druga strana zaprimila fakturu dobivate u nekoliko sekundi. To bitno skraćuje vrijeme plaćanja jer nema ispisivanja fakture, kuvertiranja, slanja poštom, zaprimanja fakture”, tumači Kosanović.
Osim toga, troškovi digitalnog slanja su znatno manji od troškova slanja poštom, a tu je i ekološki moment – manja potrošnja papira jer nema ispisa.
HT generira oko dva milijuna faktura mjesečno. EDI će obuhvatiti cijelu HT grupu, sve poslovne (B2B) i državne (B2G) korisnike, partnere i dobavljače. “Izračunali smo da će nam interni benefit uvođenja platforme EDI biti veći nego što je bio trošak razvoja platforme”, napomenuo je Kosanović.
Uparivanje s digitalnim potpisom
Kad se ova usluga upari s digitalnim potpisom, što bi se trebalo desiti na jesen, HT će biti u situaciji da potpuno ukine papirologiju kada je riječ ugovorima s korisnicima – sve bi se rješavalo online.
Za digitalni potpis će se koristiti FINA-in certifikat za poslovne korisnike koji mnoge tvrtke već imaju i preko njega predaju poreznu prijavu. Certifikat je i međunarodno priznat.
Dodatni moment cijeloj priči dat će portal e-poslovanje koji razvija FINA, na kojem će poslovnim korisnicima biti omogućen niz usluga, kao što je građanima omogućeno na portalu e-građani.
Za uslugu EDI predviđena su dva načina korištenja. Veće tvrtke će izravno integrirati ERP na platformu putem standardiziranih rješenja, tako da će ERP izravno generirati dokumente i prenositi ih preko platforme u oba smjera. Manje tvrtke će dokumente uploadati preko sučelja web portala i poslat će ih izravno preko platforme.
Sama platforma čuva sve račune obvezno godinu dana, a ako korisnik želi HT će mu omogućiti arhiviranje. Drugo opcija je da korisnik dokumente spremi lokalno kod sebe. “Očekujemo da će veći korisnici dokumente spremati kod sebe, a mali i srednji u cloudu”, kaže Kosanović.
Što se tiče integracije s knjigovodstvenim sustavima, HT planira u početku ponuditi tri konektora za tri najveća sustava – SAP, Microsoft Dynamics I Pantheon. Po potrebi će razvijati konektore za druge sustave.
“Vjerujemo da će knjigovodstveni servisi ići u direktnu integraciju jer i njima je to jako velika ušteda, No, otvoreni smo, gdjegod se ukaže potreba radit ćemo konektore”, rekao je Kosanović.
Na tržištu postoji već šest-sedam tvrtki koje nude slične usluge, ali u HT-u očekuju konsolidaciju tržišta i vjeruju da imaju dobru poziciju za organski rast.
