Tri IT pogreške koje bi vas mogle skupo koštati

Za IT projekt važno je odabrati ne samo pravog dobavljača, nego i partnera. Idealan vendor ponudit će mnogo više od pukog tehnološkog rješenja

207
Tri IT pogreške koje bi vas mogle skupo koštati

IT odjeli uglavnom su vrlo zaposleni. Od održavanja sustava do rješavanja problema, upravljanja aktualnim projektima i nadzora ispravnosti rada, često ostaje (pre)malo vremena za planiranje budućih projekata. U takvim situacijama često se događaju skupe pogreške koje utječu na osobni ugled voditelja odjela i na ugled same organizacije. Te sustavne pogrešne koje mnoga poduzeća čine su često nepotrebne.

Podaci su danas krvotok svakog poduzeća. U informacijskoj ekonomiji rast poslovanja znači povećanje količine podataka koja kola između zaposlenika, kupaca, poslovnih partnera i dobavljača. Problem nastaje kada postojeća infrastruktura za prijenos podataka više ne može odgovoriti na potrebe poslovanja.

Možda se oslanjate na stari sustav prijenosa podataka poput FTP poslužitelja, zastarjele aplikacije „kućne“ izrade, neefikasnu sinkronizaciju i rješenja za dijeljenje datoteka (podataka), ili na kombinaciju svega navedenog. Kako bilo, greške u infrastrukturi za prijenos podataka koje proizlaze iz toga mogle bi biti vrlo skupe.

Greška prva: Oslanjanje na stari sustav

Izazovi koji proizlaze iz baštinjenih aplikacija jedan su od najtežih problema s kojima se IT profesionalci danas susreću. Digitalne poslovne inicijative povećale su potrebu za razmjenom ključnih podataka preko široko rasprostranjenih, različitih sustava. Istraživanje tvrtke Ovum pokazuje da čak 57 posto organizacija koristi gateway tehnologiju stariju od pet godina.

Zastarjeli sustav generira niz izazova:

  • Aplikacija koristi zastarjelu ili neefikasnu tehnologiju ili nije usklađena s najboljom praksom
  • Nepotpuna ili nedostupna dokumentacija upitne točnosti i sumnjive vrijednosti ostavlja IT tim bez potrebnih podataka
  • Nedostatak osoba s vještinama potrebnim za rad sa starijom tehnologijom
  • Osobe koje su radile na razvoju aplikacija više nisu u IT timu ili ne rade u poduzeću
  • Tijekom godina na sustavu su radili mnogi programeri s različitim pristupom. To sustav čini manje pouzdanim.

Drastičan pristup “makni i zamijeni” je skup i može prekinuti svakodnevno poslovanje. S druge strane, zastarjeli softver ili sustav mogu usporiti ili oslabiti prijenos osjetljivih podataka te negativno utjecati na odnose s klijentima ili partnerima.

U još gorem slučaju, stara aplikacija može učiniti cijelu korporativnu mrežu ranjivom. Godinama neažurirana aplikacija otvara sjajnu priliku zlonamjernicima da upadnu u vašu IT mrežu.

Prema nekim procjenama, samo održavanje starih sustava košta organizacije 10-15 posto više na godišnjoj razini (Robinson, 2015). Neke agencije američke Vlade na održavanje takvih sustava troše 79 posto IT proračuna ili prosječno 62 milijarde dolara godišnje (Lauri,2013).

Rješenje: Implementirati suvremeni sustav

Zbog povećane kompleksnosti sustava za transfer podataka pristup “sam svoj majstor” pri integriranju sustava za upravljanje podacima više nije primjenjiv kao nekada.  Sedamdeset i pet posto IT menadžera smatra sa su takvi projekti osuđeni na neuspjeh – ne zbog toga što je kupac odabrao pogrešan proizvod, već zbog toga što su se pravila igre promijenila. Nejasni ciljevi u vašoj organizaciji, složeni zahtjevi za integraciju i neodgovorni dobavljači rizici su koji projekt mogu skrenuti s pravog puta. Posljedice su probijanje rokova i proračuna, Nije čudo da u takvim okolnostima administratori žele zadržati postojeće rješenje, bez obzira na to koliko ono bilo ranjivo i nespremno da odgovori na poslovne zahtjeve.

Sedamdeset i sedam posto organizacija tvrdi da bi greške u sustavu za razmjenu podataka imale kritičan utjecaj na poslovanje, uključujući pad razine usluga i veliki gubitak prihoda. S obzirom na to da je riječ o nečem toliko važnom za poslovanje, začuđuje veliki broj poduzeća s neusklađenim i kompliciranim sustavom za razmjenu podataka. Takvi su sustavi zreli za “rušenje”. Administratori koji upravljaju takvim sustavima često imaju ograničen uvid i kontrolu nad načinom razmjene podataka unutar tvrtke i prema trećim stranama.

Dobavljači rješenja za upravljanje prijenosom podataka shvatili su koliko je važno stručnim pristupom odgovoriti na zahtjeve klijenata tako da im nude prilagođena rješenja, usklađena sa sve zahtjevnijim regulatornim zahtjevima, koja mogu odgovoriti današnjim poslovnim potrebama.

Greška druga: Uporaba pogrešnih alata

Alati koje upotrebljavate ubrzo postaju okosnica uspješne moderne poslovne strategije. Udruženi s pravim timom poslovni alati mogu pomoći tvrtki da ostvari puni potencijal. Međutim, pogrešni ili nedostatni alati bit će barijera poboljšanju interne produktivnosti i povećanju povrata na investiciju.

IT odjeli su zaposleni, ali timovi su raspršeni na raznim zadacima.   Nema sumnje da naporno rade, ali pitanje je rade li svrsishodno. Trošak zbog nedostatka ispravnih alata  može znatno unazaditi IT tim. Razmislite o vremenskim uštedama koje biste ostvarili automatizacijom procesa koji se obavljaju ručno.

Vaš tim gubit će stotine sati na “ručne“ poslovne procese i radit će skupe pogreške koje se ne bi desile da ste automatizirali neke od tih procesa. To je mjesto gdje nastaje pravi trošak. Nema smisla da imate snažnu ekipu i veliku strategiju, ali ne uspijevate ostvariti ciljeve zbog toga što nemate odgovarajuće alate.

Nije čudo da se 54 posto organizacija u realizaciji projekata suočava s probijanjem rokova i proračuna, te nepredviđenim popravcima. Takve situacije narušavaju ugled voditelja projekta i odjela.

Nedavna studija pokazala je da je nedostatak pravih alata posljedica smanjenja proračuna za IT resurse,a posljedice su skretanje pozornosti IT osoblja sa strateških projekata i narušavanje reputacije kompanije (Fadilpašić, 2016).

Analitičarska tvrtka IDC procjenjuje da se svakih 18 mjeseci količina u svijetu podataka udvostručuje.(Woollacott, 2009). Pitanje koje se nameće jest imate li alate koji mogu podnijeti takav rast? Ili će IT tim biti zatrpan obradom korisničkih profila i prijenosom sve veće količine podataka potrebne da bi poduzeće poslovalo.

To su ključna pitanja na koja morate odgovoriti kako biste se uvjerili da je promjena ispravna.

Rješenje: Procijenite potrebe i pronađite što vam može olakšati život

Svako vam se čini čudnim da vam na raspolaganju ne budu ispravni alati. Ali kako vaše poduzeće raste, način na koji ste do sada radili se mijenja, Da biste mogli ispuniti nove zahtjeve koji proizlaze iz povećanog obujma podataka, novih poslovnih zadataka i zahtjeva, morate ispravno podesiti alate.

Evo četiri savjeta koji će vam pomoći da razumijete koji su vam alati potrebni .

  1. Napravite reviziju zadataka vašeg tima

Znate da je vaš tim zaposlen, ali na što troši najviše vremena? Ako rade na strateškim projektima, u dobrom ste stanju. Ako rade na nepotrebnim poslovima poput ad hoc zahtjeva za prijenos podataka, revizija će pomoći da shvatite što ih koči. Dobar početak je da ih zatražite tablicu aktivnosti.

2. Automatizirajte ručne zadatke

Troši li vaš odjel vrijeme na ponavljanje istih zadataka? Možda postoje podaci koji dolaze svakog tjedna u isto vrijeme. Prosljeđuje li kadrovski odjel podatke o plaćama i izvještaje svakog mjeseca  ili marketinški odjel priprema svoje analize u redovitim razdobljima? Automatiziranje zadataka koji se ponavljaju može ukloniti mogućnost ljudske pogreške i osloboditi vrijeme zaposlenicima za druge zadatke. Treba li napraviti skriptu za takve zadatke? Gotovo sigurno je da to možete napraviti samo, a li tko će održavati takvo rješenje? Softver za upravljanje prijenosom podataka  sa snažnim mogućnostima automatizacije procesa mogao bi znatno pomoći u stvaranju protočnog poslovnog sustava.

3. Povećajte transparentnot transfera

Još jedna pritužba koja se često čuje jest da je prijenos podataka neuspješan te da nema uvida gdje je, kako i zašto došlo do greške. Često se greška otkrije tak nakon upozorenje kupca ili partnera, a to može biti prekasno. Dobro upravljana rješenja za prijenos podataka imat će naredne alate za nadzor sustava i prijavu greške, za dijagnostiku i ispravljanje.

4. Raspodjela ovlasti

Među najčešćim izazovima s kojima se IT odjeli susreću su prekidi veze s poslovnim korisnicima. To može biti prekid prilikom transfera podataka, financijske transakcije, ispostave računa… Takvi zahtjevi su česti, iznenadni i traže žurno rješenje. Stalan pritisak žurnog rješavanja može negativno utjecati na članove IT tima- Ako administrator nije trenutno dostupan, poslovni korisnici mogu biti primorani potražiti vlastita rješenja. To je jedan od razloga zašto “kućna” rješenja nestaju iz poslovnog okruženja.

Jedna metoda rješavanja ovog problema je omogućiti krajnjim korisnicima da ove zadatke odrade sami. Pri tome je važno da IT odjel zadrži središnju kontrolu nad tim zadacima. Rigorozna kontrola pristupa može omogućiti IT odjelu da odabranim vanjskim korisnicima dodijeli određene odgovornosti.

Greška treća: Zapostavljanje procesa usklađivanja

Oni koji rade u visokoreguliranim industrijama poput zdravstvene i financijske dobro znaju s kakvim su izazovima suočeni kako bi održali sukladnost. Usklađenost s regulatornim zahtjevima traži vrijeme i novac.

No, neusklađenost je mnogo skuplja. Studija Instituta Ponemon iz  2011. pokazala je da su troškovi neusklađenosti organizacije s industrijskim standardima 2,86 puta veći od troškova održavanja usklađenosti. Razliku stvara trošak kazne. Prosječan trošak neusklađenosti, pokazuje studija, iznosio je 9,9 milijuna dolara, a to ne obuhvaća neizravne troškove kao što su kaznene prijave za menadžere, gubitak povjerenja dioničara, gubitak reputacije.

Nisu uvijek krivi nemar ili namjera. Često je razlog neusklađenosti neznanje. Nedavno istraživanje pokazalo je da 95 posto anketiranih nije bilo sigurno da u potpunosti razumiju obveze koje su im nametnute različitim propisima o sukladnosti. No, to ne čudi, s obzirom na to da je dokumentacija koja propisuje sukladnost često duga i komplicirana. Primjer je hrvatski prijevod Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka. Čak i ljudi iz Agencije za zaštitu osobnih podataka priznaju da je prijevod loš i neprilagođen.

Osim toga, propisi se često ažuriraju jer upravna tijela nastoje riješiti trenutne pravne i političke izazove, što cijelu situaciju čini još složenijom. Možda u poduzeću imate FTP poslužitelje za koje niste ni znali jer su skriveni i koriste se samo povremeno. Ako netko pošalje nesvjesno osjetljive informacije kroz kanal koji nije zaštićen i usklađen s regulatornim zahtjevima, poslovanje se dovodi u opasnost, a poduzeće bi se moglo suočiti s visokom kaznom.

Rješenje: Odaberite pouzdanog partnera

U visokoreguliranim industrijama važno je ne samo odabrati dobavljača, nego i partnera koji je spreman pomoći timu implementirati  sigurno, učinkovito i kompatibilno rješenje za vaše poduzeće. Prijenos podataka je mnogo više od pukog prebacivanja dokumenata iz točke A u točku B.

Treba osigurati da podaci ostanu zaštićeni, da proces ne utječe negativno na zaposlenike te da se osigura usklađenost s regulatornim zahtjevima prilikom prijenosa i obrade povjerljivih podataka.

Idealni vendor ponudit će ekspertizu o usklađenosti i rješenje koje sadržava niz sigurnosnih mjera, uključujući šifriranje, kako bi se spriječio neovlašteni pristup podacima, snažna kontrola usklađenosti te nadzor.

Opisane greške čine se jednostavne na prvi pogled, ali u stvarnosti ih je teško eliminirati zbog raznih razloga. Svatko može prepoznati ponešto od navedenog u svom poduzeću. Najvažnija stvar je djelovati, napraviti plan za rješavanje uočenih problema. Ključan korak  je pronaći dobavljača koji će ponuditi pravo rješenje.