Dr. Kate Mason bivša je svjetska prvakinja u debati. S takvim iskustvom, jako dobro zna da je način na koji nešto kažemo jednako važan kao i sama poruka. Živi u Sydneyju u Australiji, a prije nego što je postala izvršna savjetnica i 2017. osnovala vlastitu tvrtku za stratešku komunikaciju Hedgehog + Fox, desetak godina provela je radeći u korporativnim komunikacijama u tvrtkama poput Googlea i YouTubea.
Tijekom rada kao komunikacijska trenerica, primijetila je obrazac koji naziva “sindrom nametanja”. Mnogi profesionalci, osobito žene, previše su samosvjesni i zabrinuti da će “smetati” ili uznemiriti kolege, zbog čega često ostaju tihi i umanjuju vlastite zasluge. Takve navike samopodcjenjivanja imaju “podmukao učinak na njihov rad i reputaciju”, tumači. Time podcjenjuju sebe, a posljedično i vlastiti rad.
Kada ističe takve komunikacijske obrasce, dr. Mason ne želi reći kako je sve što taj tip ljudi radi pogrešno, već želi ponuditi alate i resurse liderima, posebno ženama, koje žele promijeniti svoj način komunikacije.
“Više je to blagonaklon savjet. Takve stvari se događaju. Ali ako vam to ne odgovara, možda biste trebali nešto promijeniti”, kaže dr. Mason.
Svoja glavna saznanja podijelila je u svojoj prvoj knjizi “Moćno simpatična: Vodič za žene o učinkovitoj komunikaciji” (engl. Powerfully Likeable: A Woman’s Guide to Effective Communication), koja je objavljena u rujnu.
Dr. Mason za CNBC Make It savjetuje tri fraze koje bismo trebali izbjegavati u poslovnoj komunikaciji. Daje i prijedloge što bismo trebali reći umjesto njih.
Bit će gotovo za sekundu
Ljudi ovu frazu često koriste iz dobre namjere, kako bi pokazali poštovanje prema tuđem vremenu. Međutim, upozorava Mason, to može imati suprotan učinak. “Postavljate očekivanje da će nešto trajati jako kratko, ali svi znamo da baš ništa, doslovno ništa, ne traje sekundu”, tumači.
Ako razgovor potraje, sugovornik može postati razdražen: “Čekaj malo, zar nije trebalo trajati sekundu?”
Osim toga, ta fraza implicira da je ono što imate za reći nevažno.
Bolja verzija bila bi, primjerice: “Planiram rezervirati sat vremena za nas sljedeći tjedan. Želim detaljno proći točke A, B i C. Javi odgovara li ti taj termin.”
Time odajete dojam da je tema važna, sadržajna i vrijedna vremena.
Nema veze ako ne možeš (No worries if not)
Ova se fraza često koristi kako bi se ublažila izravna molba, ali često nije iskrena. “Rijetko kada nešto tražimo, a da nam zapravo nije stalo do odgovora”, objašnjava dr. Mason zašto je ta fraza problematična.
Fraza “nema veze ako ne možeš” prenosi poruku da je zahtjev niskog prioriteta.
“Kad to čujem, automatski taj zadatak stavljam niže na listi prioriteta”, kaže Mason.
Ako komunicirate s vodstvom ili zauzetom osobom, a poručujete “nema veze ako ne možeš”, može doći do nesporazuma i nepotrebnih problema.
Bolje bi bilo da pokušate ovako: “Zamolila bih te da mi pošalješ svoje komentare do poslijepodneva jer je konačna verzija gotova sutra”.
Davanje konkretne svrhe i vremenskog okvira povećava šanse da dobijete odgovor, pokazala su istraživanja provedena još sedamdesetih godina 20. stoljeća.
“Kad ljudi znaju zašto nešto tražite, obično rado pomognu”, dodaje dr. Mason.
Nisam stručnjak, ali…
Ovom frazom odmah rušite vlastitu vjerodostojnost, upozorava dr. Mason. Početak izjave s “nisam stručnjak” umanjuje vašu autoritativnost i pokazuje nesigurnost. Ljudi često umanjuju vlastitu vrijednost kad se osjećaju nesigurno, osobito ako su najmlađi ili novi član tima.
“Svjesni smo te neravnoteže i često zbog nje automatski spuštamo svoju vrijednost”, kaže. Nije loše biti svjestan hijerarhije, ali dr. Mason preporučuje da umjesto umanjivanja vlastite vrijednosti, istaknemo ono što nas čini posebnima.
“Niste zaposleni zato što imate isto znanje kao neki potpredsjednik. Zaposleni ste zbog vlastitog znanja”, ističe. Naglašavanje vlastitih prednosti može biti osnažujuće.
“Kad shvatite: zbog ovoga su me zaposlili, to je moja vrijednost, to žele od mene, onda možete lakše odbaciti tu hijerarhijsku tjeskobu”, zaključuje dr. Mason.
