Sedam savjeta malim poduzetnicima za bolje upravljanje vremenom

Da biste učinkovito upravljali svojim vremenom, morate prvo utvrditi na što trošite previše vremena, a onda na što biste trebali trošiti više vremena. Predlažemo nekoliko savjeta koji bi vam u tome mogli pomoći

u 7:05 Zadnja izmjena: 13.08.2018 u 11:11
149
upravljanje vremenom

Kao vlasnik male tvrtke svjesni ste da je vrijeme vaš najznačajniji resurs. Novac možete izgubiti i vratiti, posao također. Ali vrijeme je nepovratno. Zato njime treba veoma pažljivo upravljati. Evo nekoliko savjeta koji bi vam mogli pomoći da bolje organizirate svoje vrijeme.

Zapišite sve dnevne aktivnosti

Prije nego što učinite bilo što drugo, morate zabilježiti sve svoje aktivnosti u barem jednom danu. Uzmite list papira ili Excelicu i počnite bilježiti svaku svoju aktivnost od ustajanja do lijeganja u krevet. Zadatak vam je pratiti svaku minutu svog dana, bilježiti svaku aktivnost i utrošak vremena. Morate bilježiti sve – doslovno sve – kako bi to imalo svrhu. Ne pokušavajte promijeniti svoje uobičajene dnevne rutine. Pazite da mjerite sve tipične aktivnosti koje čine vaš radni dan.

Uočite na što trošite previše vremena

Kada jednom zabilježite sve dnevne aktivnosti, lako ćete uočiti na što gubite puno vremena. Uzmite svoje bilješke i pokušajte kategorizirati svoje aktivnosti. Zatim napravite osnovni izračun kako biste utvrdili koliko postotak vremena utrošite na svaku aktivnost. Cilj je utvrditi na što trošite previše vremena. Kategorije koje treba uzeti u obzir su: e-pošta, telefonski pozivi, sastanci, pauze, pogreške i ostali neproduktivni zadaci.

Primijenite tehniku Pomodoro

Tehniku Pomodoro za povećanje produktivnosti smislio je Francesco Cirillo dok je bio student. Dobila je ime po timeru u obliku rajčice (talijanski pomodoro) koji je Francesco koristio kako bi radni dan rasporedio u intervale od po 25 minuta (jedan pomodoro), između kojih je imao 3 do 5 minuta odmora.

Dakle, podesite timer na 25 minuta i usredotočite se na svoj zadatak. Radite bez prestanka dok timer ne zazvoni. Odmorite se pet minuta prije početka sljedećeg zadatka. Nakon svaka četiri intervala od po 25 minuta uzmite duži odmor od petnaestak minuta do pola sata.

Rad u vremenskim intervalima pomoći će vam da utvrdite gdje trošite previše vremena. Zatim možete postaviti tjedne i dnevne ciljeve za potrošnju vremena za svaku kategoriju aktivnosti. Na primjer, ograničite vrijeme za provjeravanje elektroničke pošte na deset “pomodora”. S druge strane, odredite 30 “pomodora” za rad na marketinškim aktivnostima.

Primijenite pravilo 80/20

Učinkovit način da odredite na što biste trebali trošiti više vremena je pravilo 80/20. Ono u osnovi kaže da 80 posto vaših rezultata proizlazi iz 20 posto vaših aktivnosti. Kako biste učinkovito upravljali svojim vremenom, zadatak vam je da povećate tjedno i dnevno vrijeme koje trošite na tih 20 posto aktivnosti kako biste ostvarili bolje rezultate (i potrošili manje vremena na manje važne aktivnosti). Riječ je o procesu kojeg morate primjenjivati svakog tjedna dok ne dobijete jasnu predodžbu kako možete ostvariti najveću vrijednost za svoje minute.

Delegirajte poslove

Biti učinkovit vlasnik malog poduzeća ili obrta znači oslanjati se na druge ljude koji će vam pomoći da obavite posao. Ključna stvar pri delegiranju poslova je da izbjegnete davanje odgovornosti zaposleniku bez da ga učinkovito pripremite i osposobite za zadatak. To je ključno. To podrazumijeva zapošljavanje pravih ljudi, ali i vrijeme i trud koje ćete uložiti u njihovu obuku.

>>Poslovne navike koje biste trebali izbjegavati

Izbjegavajte svoje zaposlenike

Na prvi pogled zvuči čudno, ali kada je riječ o zaposlenicima, nakon što ih jednom obučite i utrenirate da budu učinkoviti, vrijeme je da ih počnete izbjegavati što je više moguće. Ako niste oprezni, zaposlenici će “pojesti” vaše vrijeme. “Loši” zaposlenici će vam oduzeti vrijeme svojim stalnim problemima (zato je važno zaposliti dobre ljude i obučiti ih), ali i “dobri” mogu potrošiti vaše vrijeme dobronamjernim pokušajima da pridobiju vašu pozornost. Ako ne možete drugačije, pokušajte svoj ured udaljiti od prostora u kojem rade vaši zaposlenici. Zapamtite: vaš posao kao vlasnika male tvrtke znatno se razlikuje od posla vaših zaposlenika.

Čuvajte se od sindroma blještavila

Blještavi predmeti vam odvlače pažnju. Stoga učinite sve što možete kako biste izbjegli da vam zabljesne nešto periferno i odvuče vam pažnju od onoga bitnog u vašem poslovanju. “Sjajni predmeti” će se pojaviti s vremena na vrijeme i skretat će vam pažnju s ciljeva koje pokušavate ostvariti. Nemojte to dopustiti. Nove prilike su dobre, ali morate se biti sigurni da se iza njih ne krije kakva zamka.