Kada vodite vlastitu tvrtku, tim ili projekt kao freelancer ili samostalni poduzetnik, nije lako ostati produktivan. Treba voditi brigu o toliko stvari istovremeno, a sami ste sebi šef. Nema nikoga da vas upozori na rokove ili vrati na pravi put ako negdje pogriješite. U takvom okruženju lako je izgubiti fokus i još lakše potrošiti energiju na pogrešne stvari.
Vrlo brzo shvatite da produktivnost nema puno veze s motivacijom, nego sa sustavom koji si postavite, piše Arianna O’Dell na portalu Fast Company. Arianna je pokrenula tvrtku za digitalni dizajn i marketing Airlink Marketing.
Kada je prvi put pokrenula svoju tvrtku, njezin entuzijazam i želja da izgradi uspješan posao mogao se mjeriti samo s njenim poduzetničkim neiskustvom. Brzo je shvatila da ne zna mnogo ni o poduzetništvu ni o vještinama potrebnim da sve to poveže, poput upravljanja ciljevima i prioritetima tvrtke u razvoju.
Zahvaljujući pokušajima i pogreškama, kao i oslanjanju na nekoliko uspješnih kolega, Arianna je naučila bolje optimizirati svoje vrijeme i raditi učinkovitije. Za Fast Company je opisala svoja iskustva.
Strukturirajte svaki projekt, pa i onaj najmanji
Njena marketinška agencija često radi na više projekata odjednom, od digitalnog dizajna do PR kampanja. Kako bi upravljali svim projektima, koriste poslovni softver koji im u svakom trenutku omogućuje uvid u sve što se događa, omogućuje raspodjelu zadataka među članovima tima i praćenje rokova.
Iako se primjena poslovnog softvera u agenciji sa svega nekoliko zaposlenih može činiti pretjeranom, Arianna ističe kako se to pokazalo vrlo korisnim.
Alati za upravljanje projektima danas su dostupniji nego ikad, a čak i jednostavni zadaci mogu imati koristi od njih. A u krajnjem slučaju, može vam poslužiti i sasvim običan list papira.
“Kada ste na vrhu, teško je zadržati prave prioritete jer se ponekad čini kao da je sve prioritet”, kaže Arry Yu s platforme GiftStarter iz Seattlea. Ona koristi upravo spomenutu jednostavnu analognu metodu: kako bi ostala fokusirana, započinje dan s praznim listom papira. S jedne strane su “To-Do” zadaci, a s druge strane “No-Do”.
Malo ljudi svjesno bira zadatke koje neće obaviti, ali Yu kaže da ova vježba donosi prijeko potrebnu strukturu. Ona svakog dana unaprijed odluči što svakako mora napraviti tog dana i što je spremna izostaviti. “Kad se pojave neplanirani zahtjevi klijenata, zaposlenika ili obitelji, lakše upravljam prioritetima jer sam ih već unaprijed odredila”, pojašnjava.
Izgradite zajednicu koja vas podržava
Graditi tvrtku može biti vrlo usamljenički pothvat, posebno ako ste jedini osnivač. Arianna O’Dell priznaje kako joj ponekad cijeli dan prođe bez ljudske interakcije koja ne uključuje tipkovnicu.
Zato joj je među prioritetima povezivanje s prijateljima i kolegama koji također vode vlastite tvrtke. To potiče razmjenu ideja, ali i pruža podršku u teškim trenucima.
Kad putuje, a putuje gotovo stalno, koristi coworking zajednice diljem svijeta. Uz članstvo u WeWorku ili Impact Hubu, bit ćete okruženi poduzetnicima čim uđete, ističe Arianna.
Čuvajte sebe i svoju kreativnost
Prema vlastitom priznanju, najveća pogreška koju je napravila nakon pokretanja tvrtke bila je pokušaj da sve radi što brže. Preskakala je spavanje, ponekad nije jela do večere. To je možda kratkoročno štedjelo vrijeme, ali dugoročno ju je iscrpilo i smanjilo razinu energije.
Kada radite u kreativnom području, vaš “mišić ideja” jedan je od najvećih aduta. Ako ga iscrpite, gubite produktivnost.
Jessica Sennett, osnivačica tvrtke Cheese Grotto, ističe kako je disciplina ključna. Njezin savjet “uvijek se dobro naspavajte” nije ništa novo, ali briga o sebi ključna je za održavanje kreativnosti ako radite sami.
San je nešto što Sennett redovito uključuje u svoje planove. “Isplanirajte tjedne kako biste vidjeli prioritete. I pobrinite se da ostavite dovoljno vremena za san”, naglašava.
Vjerujte svom timu
Ako ste samostalni poduzetnik, vjerojatno ćete se zapitati “Kojem timu?”. No čak i ako radite samostalno, vjerojatno ste povremeno angažirali neku pomoć i to je vaš tim, koliko god privremen bio. Drugi poduzetnici mogu imati stalne zaposlenike, ali tko god oni bili, morate im vjerovati.
Arianna kaže kako je prilikom zapošljavanja imala sreće pronaći odlične dizajnere, developere i marketinške stručnjake. Vjeruje im kada donose odluke u ime tvrtke, i naglašava kako je to povjerenje izuzetno važno.
“Ništa ne smanjuje produktivnost više od tima koji svaku odluku mora provjeriti s vama”, slaže se Eli Portnoy, osnivač tvrtke Sense360. “Najbolji način da oslobodite svoje vrijeme jest da ljudima date perspektivu, kontekst i smjernice kako bi mogli samostalno donositi odluke”, ističe.
To je savjet dobro poznat menadžerima, ali ga poduzetnici ponekad teško prihvaćaju. A određena razina povjerenja, suradnje i delegiranja neizbježna je i ključna.
Naučite reći “Ne”
Kad razvijate vlastitu tvrtku, svaki korak ovisi o vama. To je istovremeno i prednost i teret. S ograničenim vremenom tijekom dana, u redu je odbiti prilike koje ne pridonose zacrtanim poslovnim ciljevima.
“Postali ste poduzetnik jer ste znali prepoznati priliku, bili spremni na rizik i slušali kada drugi nisu”, kaže Ron Shah, osnivač aplikacije Bizly. “Da biste ostali šef, morate ostati otvoreni za prilike, ali i biti izbirljiviji. A to nije lako. Najvažnije je da naučite reći “Ne” i to često. Zadržati fokus je najvažniji uvjet da biste ostali na vrhu”, savjetuje.
Dobra vijest je da ljudi koji rade za sebe, bez obzira na to jesu li freelanceri ili su samostalni poduzetnici, imaju slobodu eksperimentiranja. Neće svaka taktika produktivnosti odgovarati svima, kao što ni svaka strategija neće pomoći rastu poslovanja. No postavljanje ciljeva, okruživanje ljudima koji vas podržavaju i strateško planiranje vremena dobri su početni koraci.
