Od svih kolumni dosad, ovu mi je bilo najteže napisati. Obično tekst napišem prije krajnjeg roka, pa ga pustim da se “slegne”, nakon toga ga još jednom revidiram i pošaljem. No, s ovom temom sam bila pravi kampanjac. Odgodila sam ju sa siječnja na veljaču i onda opet čekala do krajnjeg roka.
Rekla bih da sam, na sam spomen nečega vezanog uz planiranje, osjetila otpor. I u tome nisam iznimka. U organizacijama s kojima sam radila, kao i u onima u kojim sam radila, otpor prema planiranju, postavljanju ciljeva i praćenju rezultata je uobičajena pojava. Naravno da sam se zapitala zašto je tome tako i što zapravo znači taj – otpor?
U fizici, otpor predstavlja sposobnost materijala da se suprotstavi prolasku struje ili drugog oblika energije. U svakodnevnom govoru, tu riječ koristimo za opisivanje suprotstavljanja, pritiska ili protivljenja nečemu. Tako smo, primjerice, tijekom nedavnog rukometnog prvenstva često mogli čuti da je reprezentacija, unatoč snažnom otporu protivničke ekipe, uspjela postići pobjednički gol.
Otpor može biti koristan
U vijestima koje opisuju trenutačna ratna događanja izvještava se o tome da su borbe za neka područja vođene uz snažan otpor branitelja. Bojkot trgovaca smatramo oblikom otpora prema rastu cijena. U organizacijskom kontekstu, za kompanije koje se ne žele prilagoditi ili potpuno zanemaruju događanja na tržištu kažemo da se – opiru promjenama.
Ono što je zajedničko svim oblicima otpora jest da kada jedna strana pritišće promjenu, druga strana reagira otporom. To onda izaziva otpor suprotne strane i tako u krug.
Upravo taj obrazac sprečava mnoge korisne prakse i inicijative da zažive – bilo da je riječ o novogodišnjim odlukama, organizacijskim planovima ili uvođenju važnih promjena.
Međutim, otpor nije nužno negativan. Ključno je razumjeti zašto ga osjećamo i kako ga možemo iskoristiti u svoju korist.
Već smo duboko zakoračili u veljaču – novogodišnje odluke su zaboravljene, organizacijski planovi i ciljevi su zacrtani, brojčanici ostvarenja vraćeni na nulu, a poslovni procesi su u punom zamahu. No, postoji li i dalje prostor za planiranje i postavljanje ciljeva?
Razlika između želja i ciljeva
Priznajem, dugo sam vremena i ja bila osoba koja iz godine u godinu “prepisuje” iste ciljeve. Nije bilo potrebe za novim popisom, bilo je dovoljno samo promijeniti godinu. I naravno, ciljevi se nisu ostvarivali. U čemu je bio problem?
U tome što moji “ciljevi” nisu bili ciljevi, već puke želje. A velika je razlika između ciljeva i želja. Želje su nejasne i vremenski neodređene te ne podliježu sustavnom praćenju. Ciljevi, s druge strane, trebaju biti konkretni, mjerljivi i vremenski određeni. Poznat je akronim SMART ciljevi (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely) koji ističe da oni moraju biti specifični, mjerljivi, ostvarivi, relevantni i vremenski definirani žele li se postići konkretni rezultati.
Tako je moja “želja” godinama bila više putovati i onda bi se dogodilo da se uvijek nešto ispriječi putovanju koje neodređeno visi u zraku. No, kad sam tu svoju želju preinačila u konkretan cilj – otići u Italiju tijekom ljetnih praznika i tjedan dana istraživati Toscanu – to sam i ostvarila.
U poslovnom kontekstu želja može biti “poboljšati svoj tim”, no cilj je primjerice organizirati tjedne sastanke za komunikaciju povratnih informacija i timsku dinamiku kako bismo povećali produktivnost za 10 % u narednih 6 mjeseci.
Od otpora do kreativnog razmišljanja
Ako osjećate otpor prema planiranju, ono što možete učiniti je zapitati se što vam je vrijedno i korisno u tom otporu? Iako bi instinktivan odgovor bio – ništa, odgovor ipak vrijedi malo dublje istražiti.
Upravo vas otpor može navesti na preispitivanje vlastitih vrijednosti i prioriteta, ukazati na strahove ili nesigurnosti (od neuspjeha ili nečeg drugog), motivirati vas da postavite specifičnije ili realističnije ciljeve, te potaknuti kreativne procese razmišljanja.
U poslovnom kontekstu taj otpor može ukazivati na probleme u planu koje treba pravovremeno adresirati. Potrebno je stimulirati konstruktivan kritički pristup, analizirati postojeće planove i strategije, ali i uvažiti različite perspektive. I zato je moj savjet – nemojte se opirati otporima, bilo da su vaši vlastiti ili se s njima susrećete na poslu, jer razumijevanje njihovih izvora često dovodi do boljih, učinkovitijih rješenja.
Prilikom opiranja planiranju često se čuju različiti – izgovori. “Nemamo dovoljno vremena za planiranje, Nismo sigurni odakle početi, Zašto planirati kad će se plan izjaloviti, Ne treba nam plan – mi se vodimo intuicijom i instinktom…” , samo su neki od njih. Međutim, to nisu argumenti zbog kojih ne bismo trebali planirati.
Planiranje nas ne ograničava
Kvalitetno planiranje ne troši vrijeme nego ga štedi. Također, ono ne isključuje oslanjanje na intuiciju i instinkt. Jasno je da će se neki planovi, uslijed nepredvidivih okolnosti, možda i izjaloviti. To je razlog zašto je fleksibilnost jako važan dio planiranja.
Iako ne možemo predvidjeti svaku promjenu tržišnih uvjeta ili neočekivane osobne izazove (poput npr. bolesti), dobro definiran plan daje nam jasne smjernice. Ako znamo što želimo postići u sljedećem kvartalu, koji su naši ciljevi i koje korake trebamo poduzeti, bit ćemo u boljoj poziciji kad se treba prilagoditi novim okolnostima. Plan nas ne ograničava, nego nam pomaže da lakše prebrodimo neizvjesnost i zadržimo fokus na dugoročnim ciljevima.
I zato, planiranje nije nešto što treba čekati novu godinu, novi kvartal ili ponedjeljak. Planirati se može bilo kada i nikad nije prekasno u to usmjeriti svoje napore. Iako može djelovati zastrašujuće, osobito kad nailazimo na otpor, važno je shvatiti da planovi nisu zapisani u kamenu, već alat koji se može prilagoditi. A s jasnim ciljevima i fleksibilnim pristupom možemo se nositi sa svime što neočekivana budućnost donosi.
Autorica kolumne Business s pomakom #4: Ana Josipović Belan, poslovna savjetnica, leadership trener i coach te vlasnica tvrtke Shifting
