Zamislite ovaj scenarij: otvorili ste obrt prije dvije, tri godine, polako ste gradili bazu svojih klijenata i vrijedan rad dao je rezultate, no posljedica je da se trenutačno nalazite u fazi da grcate u poslu. Nemate kapaciteta zaposliti još jednu osobu koja će raditi za vas pa se rastežete preko granica svojih mogućnosti. Jedino znate da tako niste zamišljali poduzetničke vode. Prepoznajete li se?

Znate li da u takvoj situaciji postoji rješenje koje pritom nije preveliki izdatak. Možete angažirati virtualnog asistenta, bez troška zapošljavanja i nabave uredske opreme.

Virtualni asistenti su ljudi koji će za vas obaviti zadatke koje vi ne stižete i to najčešće korištenjem nekih digitalnih alata. To se odnosi na sve poslove koje možete delegirati: od jednostavnijih kao što je slanje e-pošte, zakazivanje sastanaka, objave statusa na društvenim mrežama do naprednijih poput vođenja projekata, financijskog savjetovanja, operativnog menadžmenta…

Rješenje za preopterećenost

U zapadnom svijetu ih odavno koriste mnogi, pa čak i velike kompanije, no kod nas ih uglavnom angažiraju mali poduzetnici. Do prije par godina taj se naziv često miješao s aplikacijama koje pružaju podršku putem pametnih telefona ili računala (Siri, Alexa ili Cortana…), no danas je zanimanje virtualni asistent ipak postalo prepoznatljivo.

Ili je možda bolje reći – zanimanje virtualne asistentice. Naime, prema istraživanju o virtualnim asistentima u Hrvatskoj tvrtke Go2Human Hub-a objavljenom u kolovozu 2023. ovo zanimanje u 95 % slučajeva odabiru – žene. One su većinom visokoobrazovane (77 %) i starije od 30 godina (89 %) te imaju prethodno radno iskustvo od minimalno šest godina (66 %). Prema procjenama Go2Human Hub-a lani je u našoj zemlji bilo oko 400 virtualnih asistenata.

Gabriela Filipović
Gabriela Filipović, vlasnica obrta DIGGAI

Jedna od onih koja tu uslugu povremeno koristi je specijalistica za oglašavanje na društvenim mrežama Gabriela Filipović, vlasnica obrta DIGGAI.

“Kako se primarno bavim oglašavanjem na digitalnim kanalima virtualnu asistenticu sam angažirala za administrativne stvari: izdavanje faktura, vođenje troškova i poreznih obaveza, vođenje evidencije o tome jesu li suradnici dostavili na vrijeme potrebne materijale, ali i za istraživanja tržišta i konkurencije, razne izvještaje…”, pojašnjava Gabriela.

Dodaje kako je najljepši dio te suradnje što dobijete osobu koja razumije vaše potrebe i rastereti vas onih zadataka koji “jedu” vrijeme, a za koje nije potrebna vaša direktna uključenost. Nažalost, često se događa da poduzetnici odluče potražiti pomoć tek u trenutku kad “voda dođe do grla”. Kad to radite u fazi poslovanja u kojoj gorite, cijeli je postupak puno teži jer nemate potrebnu dozu energije za ispravnim delegiranjem, a i veća je mogućnost da ćete zaboraviti koje sve informacije trebate prenijeti.

“Primarno je prepoznati trenutak kad trebate angažirati virtualnog asistenta, a to je nešto što svaki poduzetnik treba sam za sebe znati. Ako vam financije dopuštaju, u slučaju da imate u planu dugoročni rast i napredovanje, onda je odgovor čim prije. Jer, njihove su cijene prihvatljive, a ono što vas najviše košta može biti vaše zdravlje i živci”, kaže Gabriela.

Andrea Kljaić
Andrea Kljaić, vlasnica obrta Virtualni boem

Taj je trenutak prepoznala vlasnica obrta za digitalni marketing i odnose s javnošću Virtualni boem Andrea Kljaić. Naime, njezin primarni fokus je vođenje društvenih mreža i community management, a najviše radi na platformama TikTok, Instagram, Facebook i LinkedIn.

“U jednom trenutku sam trebala pomoć sa sporednim zadacima koji su mi oduzimali vrijeme. Shvatila sam da mi je najpametnije delegirati ako želim da posao raste”, ustvrdila je Andrea koja je svoju asistenticu pronašla u Facebook grupi Virtualni asistenti Hrvatska.

Gradnja odnosa i povjerenja

Pojasnila je da se, kad radiš za sebe, navikneš da je sve na tebi i u trenutku kad shvatiš da pojedine zadatke možeš prepustiti nekome drugome, a da to neće utjecati na kvalitetu posla, osjetiš ogromno olakšanje.

Naravno trik je u tome da moraš vjerovati da će osoba koju angažiraš, napraviti posao kako treba i po tvojim standardima. “Svakako treba uračunati da će dio vremena biti potrošen na izgradnju povjerenja”, savjetuje Andrea.

Klara Frančišković
Klara Frančišković, vlasnica obrta Expertise, foto: Darko Mareš

Tako razmišlja i osoba koja je jedan od sinonima za virtualnog asistenta – Riječanka Klara Frančišković, vlasnica obrta za poslovne usluge Expertise.

“Važno je da se obje strane upoznaju prije početka suradnje. Nekad je dovoljan i polusatni video poziv da vidite odgovarate li jedno drugome. To je faza u kojoj ništa ne treba forsirati”, pojašnjava Klara koja je u posao virtualne asistencije krenula u rujnu 2021. godine.

Uz vrijeme koje se treba utrošiti na izgradnju odnosa potrebno je i vrijeme da se klijenti priviknu tako delegirati poslove.

“Kad govorimo o poduzetnicima koji nude usluge, većinom im je teško, barem u početku, delegirati jer ne znaju kako cijelu priču posložiti i koji alat izabrati da bi se sve moglo voditi na jednom mjestu. Tada tražimo načine kako to olakšati i obično je dovoljno nekih 15 do 30 dana za uigravanje procesa”, pojašnjava Klara.

Klara je do 2021. godine, kad je napravila zaokret u karijeri, više od 12 godina radila u rent-a-car industriji. Međutim, dolaskom pandemije Covid shvatila je da postoji i svijet u kojem radno vrijeme nije od 6 ujutro do ponoći.

“U početku su mi društvene mreže i web generirali klijente, no imala sam tu prednost što tada nije postojao toliki broj virtualnih asistenata kao danas pa sam lako našla svoje mjesto na tržištu. Otprilike 40 % klijenata s kojima radim došlo je tim putem, a ostali kroz preporuke. Danas vrlo rijetko pišem o virtualnoj asistenciji na društvenim mrežama baš zato da ne moram odbijati klijente”, kaže Klara.

Ivana Dedić
Ivana Dedić, vlasnica obrta IVANA-VA, foto: Antea Mrčela Ljubić

Covid je bio prekretnica u životu još jedne virtualne asistentice, Ivane Dedić, koja je tada odlučila potražiti posao s fleksibilnim radnim s vremenom koji može raditi od kuće. Njoj je u pronalasku idealnog zanimanja pomogla Facebook grupa Be Your Own Bosszajednica poduzetnih žena.

“Početkom 2022. godine učlanila sam se u grupu i na jednom mjestu dobila inspiraciju, motivaciju i ohrabrenje da i sama postanem poduzetnica. Do tada o tome uopće nisam razmišljala. U toj su grupi žene koje nesebično dijele svoje znanje, uz koje sam naučila i kako naći klijenta, kako napisati priču, kako posložiti web… Osim što me ta grupa mentalno ojačala, ona mi je dala i dosta klijentica”, prisjeća se Ivana koja je obrt otvorila u listopadu 2022. godine.

I njezini su klijenti uglavnom mali poduzetnici, koji su u fazi rasta i kojima treba desna ruka u poslovanju. “Nisam se specijalizirala za određenu branšu pa imam klijente od marketingaša, odvjetnika, računovođa, grafičkih dizajnera do agencija za nekretnine, turističkih agencija itd.”, kaže Ivana.

Transparentnost u naplati

Virtualni asistenti svoje usluge naplaćuju po satu rada pritom mjereći isključivo produktivne sate. Većinom to rade aplikacijom Clockify koja omogućuje praćenje radnog vremena, organiziranje projekata, analiziranje produktivnosti… Treba pokrenuti timer kad počnete raditi na određenom zadatku i zaustaviti ga kad završite.

“Obično radim stvari koje je klijent nekad sam radio pa zna koliko za taj posao treba vremena. Praksom sam došla do saznanja da ne mogu dnevno računati na više od 4 sata produktivnosti za klijenta. Uz to, onda još stignem raditi neke stvari za sebe poput održavanje weba i društvenih mreža te edukacije jer uvijek trebate biti u toku s novostima”, kaže Ivana iz prve ruke.

Virtualni asistenti su prilično transparentni oko cijene svojih usluga, no naravno da u konačnici ona ovisi o vrsti posla i opisu zadataka. No, prema dostupnim podacima usluge se trenutačno naplaćuju od tridesetak eura po satu.

Osim što je virtualni asistent odlično rješenje za poduzetnike koji nemaju mogućnost zaposliti još jednu osobu ili dovoljno posla za nju, izvrsno je rješenje i za sve one koji traže posao s fleksibilnim radnim vremenom u kojem će birati s kim će i kako raditi.