Poduzetnici koji rade sami često nemaju šefa, voditelja projekta ni kolegu koji će im reći da je posao završen. Upravo zato lako upadnu u zamku perfekcionizma i potroše sate na stvari koje više ne donose stvarnu vrijednost.
Na primjer, radite na web-stranici i odlučite još malo doraditi dizajn. Zatim dodate novu funkciju. Pa još jednu. Ili pripremate ponudu za klijenta i, iako je posao odavno dovoljno dobar, ponovno mijenjate formulacije, dodajete detalje i „samo još malo“ uređujete dokument.
Ako vodite vlastiti posao, vjerojatno vam je ovaj scenarij poznat.
Na vlastitom je primjeru to iskusila i Anna Burgess Yang, autorica koja za američki poslovni magazin Fast Company piše o svijetu rada, tehnologiji i promjenama koje tehnologija donosi u poslovanje. Yang pritom ne govori samo iz perspektive novinarke: više od 15 godina radila je u kompaniji iz područja financijske tehnologije, među ostalim na poslovima upravljanja proizvodima i korisničkim odnosima. Danas radi samostalno, pa se i sama suočava s problemom koji je dobro poznat mnogim poduzetnicima – kako odrediti kada je posao dovoljno dobar i kada je vrijeme prestati ga dodatno usavršavati.
U jednom od svojih tekstova za Fast Company opisala je kako je za potrebe vlastitog poslovanja odlučila napraviti jednostavan CRM sustav.
Projekt je trebao biti jednostavan. Počeo je kao običan popis kontakata. No onda je Yang povezala sustav s Google Driveom i kalendarom, dodala sučelje u bojama svog brenda te automatizacije koje su trebale olakšati rad.
Rezultat je bio funkcionalan i zanimljiv, ali uz visoku cijenu – potrošila je puno više vremena nego što je planirala. Prva, puno jednostavnija verzija već bi riješila problem.
Kada „još samo malo“ postane preskupo
Kada radite sami, često ste istodobno direktor, prodavač, računovođa, administrator, voditelj marketinga i osoba koja zapravo obavlja posao za klijenta.
Nitko vam ne stoji nad glavom i ne govori: „Dosta. Ovo je dovoljno dobro. Idemo dalje“.
Zato tu odluku morate donijeti sami.
Problem nastaje kada se posao počne širiti izvan prvotnog cilja. Web-stranica više nije samo web-stranica, nego postaje projekt redizajna cijelog poslovanja. Jednostavna Excel tablica postaje sofisticirani sustav. Ponuda za klijenta pretvara se u višesatno uređivanje dokumenta.
Na kraju ste napravili više, ali pitanje je jeste li time dobili i više vrijednosti. Ako niste, zapravo ste utroškom svog vremena nepotrebno poskupjeli projekt.
Prije početka definirajte što znači „gotovo“
Jedna od najvažnijih lekcija iz iskustva Anne Burgess Yang jest da granicu treba postaviti prije nego što projekt počne.
Kod rada s klijentima to znači jasno definirati opseg posla.
Što točno isporučujete? Koliko je izmjena uključeno? Što nije uključeno? Kada projekt smatrate završenim?
U poslovnoj praksi, osobito kod manjih projekata, dogovori se često temelje na ponudama, e-mailovima i usmenoj komunikaciji. Što je projekt složeniji, to je važnije unaprijed jasno definirati očekivanja.
Rečenica poput „samo još jedna mala izmjena“ može se vrlo lako pretvoriti u nekoliko dodatnih sati rada.
Ako je cijena već dogovorena, tih nekoliko sati zapravo smanjuje vašu satnicu.
Zato prije početka projekta treba moći odgovoriti na jednostavno pitanje: kako izgleda gotov rezultat?
Ako na to pitanje nema jasnog odgovora, projekt će se vrlo vjerojatno nastaviti širiti.
I interni projekti trebaju imati granice
Ovo pravilo nije rezervirano samo za rad s klijentima. Vrijedi i za projekte koje poduzetnik radi za vlastito poslovanje.
Na primjer, želite:
- urediti bazu klijenata
- napraviti novi predložak ponude
- uvesti CRM
- automatizirati slanje računa
- napraviti novu web-stranicu
- poboljšati sustav za praćenje troškova.
Sve su to korisne stvari.
No to što su korisni ne znači da im treba posvetiti neograničeno mnogo vremena.
Prije početka odredite kako izgleda prva verzija – ono što se u poslovnom i tehnološkom svijetu često naziva v1.
Prva verzija ne mora biti savršena. Mora biti dovoljno dobra da počne rješavati problem. Ako se pokaže korisnom, kasnije je možete nadograđivati i poboljšavati.
Važno je samo da svaka nova dorada ima jasan razlog. Ako ne donosi stvarnu korist, možda nije vrijedna vremena koje ćete u nju uložiti.
Upravo je to jedna od zamki rada na vlastitom poslovanju: uvijek postoji još nešto što se može poboljšati. Projekt može postajati sve složeniji, ali to ne znači da postaje i korisniji. Zato je ponekad najbolje napraviti jednostavnu verziju, početi je koristiti i tek onda odlučiti što joj zaista nedostaje.
Postavite vremensko ograničenje za svaki projekt
Vremensko ograničenje može pomoći onda kada sama disciplina nije dovoljna da vas zaustavi. Posao se često širi tako da ispuni vrijeme koje mu stavimo na raspolaganje. Ako projektu unaprijed odredimo vremenski okvir, lakše ćemo prepoznati trenutak u kojem treba stati.
Anna Burgess Yang navodi da za projekte i rad s klijentima najčešće koristi tehniku vremenskog blokiranja. Projekt tako ne dobiva „onoliko vremena koliko je potrebno“, nego onoliko vremena koliko mu je unaprijed namijenila u rasporedu.
Kada vremenski blok završi, slijedi kratka procjena: treba li projektu doista još vremena ili je dosegnuta točka u kojoj je posao dovoljno dobro obavljen?
Ista metoda može pomoći i kod internih projekata. Osim CRM-a koji joj je, kako sama priznaje, izmaknuo kontroli, Yang za takve projekte obično unaprijed rezervira određeno vrijeme. Nakon 30 minuta ili sat vremena zaustavlja se i procjenjuje treba li projektu posvetiti još vremena ili ga je bolje ostaviti za kasnije.
Naučite prihvatiti dovoljno dobar rezultat
Za temu perfekcionizma Yang navodi i jednu anegdotu iz svoje spisateljske karijere. Jedan urednik jednom joj je rekao: „To je objava na blogu. Nije sljedeći dobitnik Nobelove nagrade.“
Takva joj je perspektiva pomogla da posao sagleda realnije. Nije imalo smisla analizirati svaku riječ do posljednjeg detalja ako to nije bilo potrebno za kvalitetan rezultat.
Kvaliteta je, naime, još jedna granica koju poduzetnik mora znati postaviti. Perfekcionizam projekt može učiniti znatno skupljim, osobito kada poduzetnik stalno isporučuje više nego što je dogovoreno.
Ako se to redovito događa, možda nije problem samo u perfekcionizmu. Možda je potrebno preciznije definirati opseg posla ili drukčije postaviti cijenu.
Važno je i razumjeti da svi projekti ne zahtijevaju istu razinu kvalitete. Interni alat koji poduzetnik izrađuje za vlastite potrebe ne mora biti dotjeran kao rješenje koje će koristiti klijent. Ako alat pouzdano obavlja svoju funkciju i nitko ga drugi neće vidjeti, to je često sasvim dovoljno.
Granice ne smanjuju fleksibilnost – one je stvaraju
Nakon što je na svom CRM projektu provela mnogo više sati nego što je planirala, Yang je istodobno bila zadovoljna rezultatom i nezadovoljna količinom vremena koju je u njega uložila. Vrijednost koju joj projekt donosi teško može opravdati vrijeme potrošeno na njegovo usavršavanje.
Upravo je to jedna od važnijih lekcija njezina iskustva. Vrijeme koje poduzetnik ne potroši na nepotrebno kompliciranje projekta može iskoristiti za sljedećeg klijenta, novi posao ili razvoj poslovanja. Može ga, jednako tako, sačuvati za sebe i život izvan posla.
Postavljanje granica zato nije samo način da se projekt završi na vrijeme. To je način da poduzetnik odluči gdje njegov posao završava – prije nego što posao sam počne određivati koliko će vremena, novca i energije u njega uložiti.
