Većina naše osobne i poslovne digitalne korespondencija odvija se danas putem elektroničke pošte. Zato je važno da vaš sandučić bude organiziran. Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći u pročišćavanju pristigle pošte.
Upotrebljavajte pravila, filtere i oznake
Danas svi programi i internetski servisi e-pošte imaju sustave koji omogućavaju postavljanje pravila, filtriranje i označavanje primljene pošte. To olakšava organizaciju i upravljanje pristiglim porukama. Upotrijebite navedene značajke kako biste organizirali svoj sandučić i kako biste brzo mogli pristupiti najvažniji porukama.
Evo i nekoliko preporuka o tome kako započeti s uređivanjem svog digitalnog poštanskog sandučića.
- Razdijelite važne i nevažne poruke u vlastite mape.
- Označite ili postavite prioritete za određene adrese. Moguće je postaviti pravilo za označavanje svakog korisnika u adresaru.
- Filtrirajte uobičajene neželjene (spam) riječi koje dolaze u vaš sandučić (na primjer Viagra).
- U programima koji podržavaju pravila označite nevažne poruke kako biste održali sandučić “čistim“ i spriječili da dođe do zakrčenja.
- Ako dobivate mnogo spama, filtrirajte e-poštu kroz Gmail.
>>Kako upravljati elektroničkom poštom na nekoliko uređaja
Nemojte se bojati brisanja poruka
Nakon što pročitate poruku, odmah poduzmite odgovarajuću radnju. Nemojte to odlagati za kasnije ili premještati u mapu s porukama koje namjeravate riješiti kasnije. Ako ne možete odmah reagirati – proslijediti poruku nekom drugom ili riješiti poruku kasnije tijekom dana, izbrišite ju. Na svaku poruku treba odgovoriti i nema razloga da spremate poruke koje ćete kasnije brisati.
Automatski odgovori i često postavljana pitanja
Ako često upotrebljavate iste odgovore, razmislite o kreiranju popisa čestih odgovora koje možete lako kopirati i umetnuti u poruku. Možete upotrijebiti i neki od alata koji vam mogu pomoći prilikom odgovaranja na poruke kao što su Thunderbird Quicktext, Lifehacker Texter ili AutoHotkey.
Budite jednostavni
Mnogo puta ljudi zakompliciraju organizaciju digitalnog sandučića kreiranjem desetaka različitih mapa. Budite jednostavni, nema potrebe da poruke pohranjujete u gomilu mapa.
Postavite pravila za filtriranje kako biste poruke razvrstali u mape. Mape i filteri će vam uštedjeti mnoge sate koje biste utrošili na razmišljanje o organizaciji poruka koje primate.
Odgovorite kratko na svaku poruku
Prilikom odgovaranja na poruke odgovorite što je brže moguće i ne trošite previše vremena na pojedine poruke. Predlažemo da jednom odgovoru posvetite najviše pet minuta i izbjegnite poruke duže od tri odlomka.
>>Kako iz jedne Gmail adrese napraviti nekoliko inačica
e-mail nije kalendar ni popis obveza
Mnogima je sandučić pun zato što ga tretiraju kao kalendar za zadatke i obveze koje moraju riješiti. Nemojte tako koristiti e-poštu. Za praćenje svojih obveza i zadataka upotrijebite poseban program ili tekstualni dokument u koji ćete bilježiti događanja i što trebate učiniti.
Otkažite pretplatu na biltene i onemogućiti obavijesti
Iako ste prilikom prijave za primanje nekog newslettera ili nekih drugih obavijesti putem e-maila imali dobre namjere, to često može zagušiti vaš sandučić i omesti vas u primanju poruka. Otkažite pretplatu na newslettere koje ne čitate.
Isto vrijedi i za obavijesti vezane uz razne web stranice, od društvenih mreža pa nadalje. Ukoliko možete, onemogućite obavijesti o postovima na zidu, novim prijateljima ili pratiteljima koji stižu u vaš sandučić e-pošte i ometaju vas.
Nemojte odgovarati na spam
Ako se spam poruke probiju kroz vašu zaštitu i filtere, ne odgovarajte na njih. Nikada. Samo izbrišite poruku.
>>Što biste trebali učiniti ako vam je hakiran e-mail
Redovno pregledavajte poštu, ali nemojte pretjerivati
Nastojite provjeriti e-poštu barem jednom dnevno. Ako primate veliki broj poruka, pregledajte sandučić u određeni razdobljima, svaki sat ili svakih nekoliko sati, ovisno o količini primljenih poruka.
Međutim, nemojte stalno pregledavati poštu. Pokušajte se držati redovitog rasporeda, a ostalo vrijeme posvetite drugim stvarima. Ako ste podesili svoj program ili servis za elektroničku poštu da vas obavještava o svakoj pristigloj poruci, promijenite tu postavku. Isključite obavijesti o pristiglim porukama.
>>Treba li dopustiti upotrebu Gmaila u poslovnoj komunikaciji
Izbrišite stare poruke
Ako nakon što ste primijenili sve navedene preporuke i dalje imate poruke stare nekoliko tjedana, izbrišite ih. Ako imate problema s brisanjem poruka, izradite mapu i premjestite svu staru e-poštu u tu mapu. Nakon nekoliko tjedana e-mail je zastario i nema smisla na njega odgovarati.
