Kako potaknuti ljude da odgovore na e-poruke

S obzirom na gomilu e-poruka koje svakog dana stižu naš mailbox, odnosno sandučić elektroničke pošte, razumljivo je da mnoge od njih ostanu bez odgovora. S druge strane, frustrirajuće je kada se potrudite napisati poruku, a osoba kojoj ste ju uputili ne odgovori.

Prema nekim procjenama, prosječan uredski službenik dobije 120 e-poruka dnevno. Odgovaranje na sve te poruke oduzelo bi cijeli radni dan. Većina ljudi briše gotovo svaku masovnu e-poštu i generičke PR oglase koje primi.

Dakle, kako napisati e-poruku koja neće biti samo primijećena i pročitana, nego ćete na nju dobiti i odgovor? Razmislite o tome što vas navodi da odgovorite na e-poštu. Veće su šanse da ćete odgovoriti ako poznajete pošiljatelja, ako je u naslovu poruke jasno napisano o čemu je riječ, ako je e-poruka kratka i čitka te ako je ono što se od vas traži lako dešifrirati i vaš odgovor može biti brz, piše Kathleen Davis, zamjenica urednika i autorica na portalu Fast Company.

U nastavku ćemo malo razložiti svaku od navedenih karakteristika poruka.

Uspostavite prisan odnos

Ako šaljete e-poruku kolegi, već ste prevladali ovu prepreku, ali ako šaljete e-poštu nekome izvan svoje tvrtke, osobi koju ne poznajete ili ne poznajete tako dobro, morate se izdići iznad gomile neželjene pošte. Dodavanje istinskog osobnog pečata dobar je način da se razbije generičko “nadam se da si dobro”.

Ne morate to previše naglašavati, ali uvodna rečenica u kojoj ćete navesti neku osobnu poveznicu ili neki detalj koji će osobu podsjetiti na okolnosti u kojima ste se upoznali (iskoristiti poznavanje detalja o njihovoj djeci: “Nadam se da je školska godina počela dobro”; ako ste se upoznali na konferenciji: “Uživao sam razgovarati s vama nakon radionice na Festivalu inovacija”.).

Napišite jasno o čemu je riječ

“Dok sam bila na koledžu, jedan od mojih profesora novinarstva govorio nam je da je urednik najčitaniji novinar u svim novinama jer piše naslove i lidove. Iako to baš nije tako u svim redakcijama, i mene je tako zapalo. U ljudskoj prirodi je da tekst samo ovlaš prelete, odnosno da pročitamo samo naslov, podnaslov, eventualno lidove. Naslov vaše e-pošte (subject, da ne bude zabune) je poput naslova teksta: morate ga učiniti vrijednim klika ako želite da se ostatak sadržaja pročita”, razlaže Davis.

“Postavite svoje pitanje odmah u odjeljku gdje upisujete naslov: ‘Poziv za sudionike panela’, ‘Pitanja o proračunu’… Također, možete u naslovu navesti kako ste povezani s predmetom ako im vaše ime neće biti poznato: ‘Preporučila Kathleen Davis’ ili ‘Upoznali smo se na prošlotjednoj konferenciji’. Ako znate da primatelj dobiva puno sličnih e-poruka, možete iskazati u naslovu po čemu je vaša drugačija. “Na primjer, savjetujem slobodnim novinarima koji mi izlažu svoje ideje za tekstove da navedu da su freelanceri, da u naslovu napišu “Freelance Pitch” kako bi se razlikovali od priopćenja za medije”, savjetuje Davis.

Ponekad ljudi ne odgovore na vašu e-poštu jer nije jasno očekujete li odgovor. Ako je vaša e-pošta samo informativna, možete to navesti u naslovu ili na početku svoje poruke.

Ako vam je potreban odgovor (osobito do određenog datuma ili u određenom roku), jasno to navedite na kraju naslova: “Ideje za bilten – odgovor potreban do petka”.

Budite izravni

Još jedno novinarsko pravilo koje se odnosi na e-poštu: nemojte zakopati bitno. Odmah navedite najvažnije informacije (zašto bi čitatelju trebalo biti stalo). Budite sažeti. Prema studiji marketinga e-pošte, najviša stopa odgovora zabilježena je kod e-poruka koje su imale između 50 i 125 riječi. To nije puno. (Ovaj odlomak ima oko 50 riječi.)

Ne trebate se previše brinuti o tome da e-poruke budu tako kratke, ali svakako biste se trebali potruditi da imaju do 500 riječi ako želite da se cijela poruka pročita.

Također, korisno je razdvojiti pitanja ili informacije točkama ili numeriranim popisom. Ako se vaša e-pošta odnosi na više od jedne stvari, razmislite o dodavanju međunaslova kao u ovom članku, čak i ako ispod podnaslova navedete samo jednu rečenicu. Međunaslovi mogu biti čak i imena osobe ako šaljete poruku grupi ljudi, a različite stavke ili pitanja su za pojedince.