Ako ste se ikada mučili kako sastaviti elektroničku poruku, čitajući je nekoliko puta prije nego što ste kliknuli da biste je poslali, a odgovor još uvijek niste dobili, možda biste trebali napraviti korak unatrag i osvježiti svoje digitalne komunikacijske vještine, savjetuju Liz Fosslien i Mollie West-Duffy, autorice knjige “No Hard Feelings: The Secret Power of Embracing Emotions at Work” (“Bez grubih osjećaja: Tajna moć prihvaćanja emocija na poslu”).
Liz i Mollie su posljednje tri godine provele proučavajući znanost o emocijama i kako emocije utječu na naše poslovne živote. Svoja saznanja sažele su u knjigu. A mnoga pitanja koja su im postavljena bila su o – možete li pogoditi – elektroničkoj pošti.
Liz i Mollie u članku objavljenom na CNBC Make It fokusirale su se na najčešće pogreške koje radimo u komunikaciji elektroničkom poštom te savjetuju kako te pogreške popraviti.
1. Pretpostavili ste da druga osoba može čitati vaše misli
Ako znate sve o temi o kojoj pišete u poruci, lako je smetnuti s uma da primatelj(i) možda nije (nisu) tako dobro upućen(i) u temu. Slanje nedorečenih poruka poput “razgovarajmo” kada želite reći “ovo su dobri prijedlozi, raspravimo o tome kako ih ugraditi u nacrt” učinit će primatelja nepotrebno zabrinutim. Budite što precizniji u izričaju.
2. Koristili ste previše emojija
Emojiji vam mogu pomoći da izrazite ton, značenje i emocionalne znakove. Ali izljev emojija, osobito ako ne poznajete dobro drugu osobu, može potkopati vaš profesionalni status u očima primatelja. Najbolje je pričekati dok ne shvatite kako će druga osoba primiti emojije prije nego što pošaljete gomilu smajlića u svojoj poruci.
3. Niste emocionalno lektorirali svoj e-mail
Brian Fetherstonhaugh, glavni direktor za talente u kreativnoj marketinškoj agenciji Ogilvy Group, upitao je jednom zaposlenike jesu li ikad uspješno riješili neki emocionalni problem putem e-pošte. Većina ih je odgovorila da nisu. Ali kada je istu grupu pitao jesu li ikada “potpalili” problem putem elektroničke pošte, svi su podigli ruke.
Uvijek ponovno pročitajte ono što ste napisali prije nego što pošaljete poruku kako biste bili sigurni da vaša e-pošta prenosi željeni ton.
4. Odgovarate na mail vrući od emocija
Nikada ne šaljite elektroničku poruku kada se preplavljeni emocijama. Ako šaljete poruku u takvom stanju, riskirate da ćete reći stvari zbog kojih ćete požaliti. Ako se zbog e-pošte osjećate bijesno, tjeskobno ili euforično, pričekajte sljedeći dan da biste odgovorili.
Kada sastavite odgovor, ponovno pročitajte nacrt kao da ste u koži druge osobe. Kako bi druga osoba mogla protumačiti vašu e-poštu? (Dodatni savjet: uvijek ostavite polje “Prima” prazno dok ne budete spremni pritisnuti “pošalji”; Liz i Mollie navode kako je jedan njihov prijatelj nije dobio posao jer je slučajno poslao e-poruku s nedovoljno dorađenim dijelom koji se ticao pregovora o plaći).
5. Postavili ste pitanje putem e-pošte
Ako nešto želite pitati, učinite to osobno. Osobni upit je 30 posto uspješniji od upita poslanog elektroničkom poštom. Istraživanje je pokazalo da ljudi zahtjeve poslane elektroničkom poštom smatraju “nepouzdanim” i “nehitnim”. Ako ipak uđete u pregovore putem e-pošte, pomaže vam da se malo potrudite putem videochata ili telefonom.
U eksperimentu pod nazivom “Schmooze or Lose” (schmooze je pojam koji u engleskom označava živahan i prijateljski razgovor koji se vodi kako bi se nekoga impresioniralo ili njime manipuliralo, a nastao je na temelju izraza u jidišu shmuesn koji znači razgovarati, čavrljati), studenti MBA-a bili su međusobno suprotstavljeni. Polovica ih je dobila samo ime i e-poštu svog kolege. Drugoj polovici pokazana je fotografija druge osobe i rečeno im je da razgovaraju o hobijima, planovima za posao i rodnom gradu prije pregovora. Samo 70 posto iz prve skupine uspjelo je postići dogovor, u usporedbi s gotovo 100 posto iz druge skupine.
Ako činite bilo koju od ovih uobičajenih pogrešaka u komunikaciji elektroničkom poštom, ne brinite – niste sami, poručuju Liz i Mollie. Prosječna osoba potroši na pojedinačnu elektronički poruku samo šezdesetak sekundi. No, ako se bavite kompliciranim ili emocionalnim problemima, vrijedi odvojiti dodatno vrijeme kako biste bili sigurni da kontrolirate svoje emocije vezane uz poruku, a zatim te emocije jasno iskomunicirajte.
