Ovo je najvažnija radna vještina u 21. stoljeću

Psiholog Herbert A. Simon je još 1971. upozorio da bogatstvo informacija znači manjak pozornosti. A današnje vrijeme, u kojem smo zatrpani informacijama, čvrsto potvrđuje Simonovu tezu. Nedostatak pažnje jedan je od ključnih izazova današnje ekonomije

u 10:29 Zadnja izmjena: 12.10.2019 u 10:29
211
otpornost na smetnje

Devet je sati ujutro. Ulazite u ured, sjedate za stol, palite računalo i pokušavate započeti svoj radni dan. Ping! Nova vijest o predsjedničkim kandidatima. Ping! Još jedan – član obitelji poslao vam je poruku.

Bacite pogled na vijesti, odgovorite na poruku, provjerite nove postove na Facebooku, pogledate video na You Tubeu… Prije nego što ste shvatili, prošao je sat vremena, a vi niste obavili niti jedan zadatak vezan uz posao.

Manjak fokusa dolazi na naplatu

Uvijek je na poslu bilo stvari koje nas ometaju. Ali današnje smetnje su malo drugačije.

Količina dostupnih informacija, brzina kojom se distribuiraju i mogućnost pristupa novim sadržajima bez obzira na to gdje se nalazimo znatno su umnožili učinak ometanja.

Kolika je cijena toga? Psiholog Herbert A. Simon je još 1971. upozorio da bogatstvo informacija znači manjak pozornosti.

To je bilo točno prije gotovo pola stoljeća, kada je dostupnost informacija bila mnogo slabija nego danas. A današnje vrijeme, u kojem smo zatrpani informacijama, čvrsto potvrđuje Simonovu tezu. Nedostatak pažnje jedan je od ključnih izazova današnje ekonomije. Ako nastavimo ignorirati taj problem, situacija će postati još gora.

Najvažnija vještina 21. stoljeća

Radno mjesto se brzo mijenja. U bliskoj budućnosti postojat će samo dvije vrste ljudi: oni koji dopuštaju da njihova pažnja i životi budu kontrolirani od drugih i oni “neslomljivi” koji će biti otporni na takav utjecaj.

Stručnjaci kažu da su pozornost i fokus temelji ljudske kreativnosti i napretka. A u doba pojačane automatizacije najpotrebniji poslovi su oni koji zahtijevaju kreativno rješavanje problema, nova rješenja i ljudske domišljatost koja proizlazi iz dubokog fokusiranja na zadatak koji se obavlja.

>>Šest znakova da ste produktivniji od prosječne osobe

Moglo bi se reći da je posvećenost zadatku odnosno otpornost na smetnje najvažnija vještina 21. stoljeća. Mnogi stručnjaci, poput Adama Granta koji je rekao da “uspjeh i sreća pripadaju ljudima koji mogu kontrolirati svoju pažnju”, upozoravaju na važnost fokusa.

Nir Eyal s Poslovne škole na Stanfordu osvrnuo se u tekstu objavljenom u rubrici Make It na CNBC-ju na neke od najčešćih distrakcija na radnom mjestu te naveo nekoliko savjeta kako da umanjite njihov utjecaj i približite se željenim stanju (odnosno vještini) otpornosti na smetnje.

E-mail

Elektronička pošta je prokletstvo modernog radnika. Studija objavljena u International Journal of Information Management otkrila je da uredskim radnicima u prosjeku treba 64 sekunde da se vrate poslu nakon provjere e-pošte.

>>Nekoliko savjeta kako da održavate mailbox čistim

Da biste smanjili ukupno vrijeme provedeno u provjeri pristigle pošte, morate se usredotočiti na dvije stvari:

  1. Smanjenje ukupnog broja primljenih poruka. A da biste primili manje poruka, morate ih poslati manje. Zvuči logično. Većina poruka koje šaljemo i primamo elektroničkom poštom nisu baš hitne, ali slabost našeg mozga navodi nas da svaku poruku tretiramo kao važnu, kao poruku na koju treba brzo odgovoriti. Zbog toga stalno provjeravamo pristiglu poštu i odgovaramo na poruke. A to je velika greška.
  2. Smanjenje vremena posvećenog elektroničkoj pošti. Najvažniji aspekt poruke e-pošte je koliko hitno treba na nju odgovoriti. Budući da to često zaboravljamo, gubimo vrijeme na višekratno čitanje poruke. Rješenje? Kliknite na svaku poruku samo dvaput. Prvi put kada otvorite poruku odgovorite si na pitanje: kada treba odgovoriti na ovu poruku? Kod svake poruke zabilježite treba li to učiniti „danas” ili “ovog tjedna”. Tako ćete svakoj poruci pridružiti najvažniju informaciju i pripremit ćete poruku za drugo – i posljednje – otvaranje. Naravno, na vrlo hitne poruke tipa odgovori-mi-odmah reagirajte upravo tako: odmah odgovorite na njih.

Grupni chatovi

Jason Fried, suosnivač popularne aplikacije za grupni chat Basecamp, priznao je da sudjelovanje u grupnom chatu može sličiti “cjelodnevnom sastanku sa slučajnim sudionicima bez dnevnog reda”.

Fried preporučuje nekoliko pravila kada je u pitanju grupni chat:

  • Koristite ga poput saune: Uđite i izađite.
  • Odredite vrijeme za grupni chat na vašem kalendaru.
  • Budite izbirljivi: što je grupa manja, tim bolje. Ključno je osigurati da svi prisutni mogu dodati i dobiti vrijednost sudjelovanjem u razgovoru.
  • Koristite grupni chat selektivno. Za neke teme takav tip rasprave je dobar, ali ne za sve. Zato budite pažljivi kako ga koristite.

Sastanci

Primarni cilj većine sastanaka trebao bi biti postizanje konsenzusa oko odluke, a ne stvaranje okruženja u kojem će odjekivati samo razmišljanja organizatora skupa.

>>Pet stvari bez kojih će svaki sastanak biti besmislen

Jedan od najlakših načina za sprečavanje suvišnih sastanaka je tražiti od organizatora prije sastanka dvije stvari:

  • da navede o kojim će se problemima razgovarati. Nema dnevnog reda, nema sastanka.
  •  da priloži kratki pregled mogućih rješenja. Zabilješka ne mora biti duga, ali neka sadrži obrazloženje i preporuku.

Bitno je također osigurati da svi prisutni budu posvećeni sastanku. Kada sastanak počne, sva prijenosna računala i telefoni trebaju biti isključeni ili odloženi na stol kako ne bi ometali koncentraciju sudionika.

Telefon

Naši pametni telefoni postali su nezamjenjivi. No, oni su istovremeno glavni uzrok smetnji. Dobra vijest je da potreba za nečim, u ovom slučaju za pametnim telefonom, nije isto što i ovisnost o nečemu.

Navedeni plan može vam uštedjeti bezbrojne sate provedene sa svojim telefonom. Za njegovu provedbu treba vam manje od jednog sata, što ne ostavlja prostor za izgovore da vas telefon „stalno ometa”.

Riješite se aplikacija koje rijetko ili više ne koristite. Razmislite koje su vam aplikacije bile korisne, a koje nisu. Deinstalirajte nepotrebne. Zadržite aplikacije vezane za učenje i zdravlje. Uklonite i aplikacije koje vas upozoravaju na uznemirujuće i stresne vijesti.

Razmislite i o tome da se riješite aplikacija koje volite. Na primer, YouTubea, Facebooka ili Twittera. Ako ih se ne možete odreći, pokušajte barem ograničiti pristup tim aplikacijama na određenim uređajima. Jedno rješenje je da ih ostavite aktivnima samo na stolnom računalu.

Razvrstajte aplikacije. Tony Stubblebine, glavni urednik popularne medijske publikacije Better Humans, preporučuje razvrstavanje aplikacija u tri kategorije: “Primarni alati” (aplikacije na koje se često oslanjate jer vam pomažu u izvršavanju određenih zadataka: u vožnji, prilikom traženja lokacije, zakazivanja sastanaka), “Želje” (aplikacije koje vas potiču da radite stvari koje volite: meditiranje, vježbanje, čitanje knjiga, slušanje podcasta) i “Automati (Slot Machines)” (aplikacije koje vas samelju kad ih otvorite: elektronička pošta i društvene mreže – Twitter, Facebook, Instagram…).

Promijenite postavke aplikacije koja vas upozoravaju na nove informacije tako da primate manje obavijesti, samo one najvažnije. Trebat će vam manje od pola sata, ali to je jedna od predloženih mjera koja bi vam najviše mogla promijeniti život.

Suradnici

Danas popularni otvoreni uredski prostori zamišljeni su kako bi potaknuli razmjenu ideja i suradnju. Ali tako organizirani uredi jači su izvor smetnji u usporedbi s klasičnim uredima. Smetnje negativno utječu na zadovoljstvo radnika i povećavaju mogućnost pogreške.

Na primjer, opsežna studija o uvjetima rada medicinskog osoblja koju je koordiniralo Kalifornijsko sveučilište iz San Francisco pokazala je da je broj pogrešaka koje su napravile medicinske sestre pao za 88 posto kada su sestre nosile jarko narančaste prsluke kako bi kolegama poručile da ih ne ometaju.

Poput medicinskih sestara u studiji, i vi možete smanjiti broj smetnji dok radite postavljanjem vidljivog znaka “Ne prekidajte” na vašem stolu. Ili možete napisati nešto slično, na primjer: “Sada se moram fokusirati, ali molim vas navratite kasnije”.

To je jednostavan način da zamolite suradnike da vas ne ometaju. ne želite da vas prekidaju. Šalje nedvosmislenu poruku, a da pritom ne morate nositi slušalice.