Sastanci unutar tvrtke često su iscrpljujući i oduzimaju mnogo vremena. Zbog toga ih ljudi teško prihvaćaju, a mnogo je riječi I papira utrošeno na rasprave kako ih učiniti učinkovitijima. Portal The Muse izdvojio je pet bitnih elemenata za uspješan sastanak.
Provjerite je li sastanak neophodan
Savjet da razmotrite da li je neki sastanak neophodan zvuči vrlo jednostavno, ali u praksi je to vrlo izazovno. Neka poduzeća naprosto “obožavaju” sastanke, otežavajući zaposlenicima da usklade dnevne rasporede. Šefovima je teško odoljeti punom rasporedu usprkos nezadovoljstvu suradnika.
Naime, ljudi se vrednuju po broju sastanaka. Kada osoba kaže: “Žao mi je, moram ići jer imam dogovoren drugi sastanak”, to ostavlja dojam da je ta osoba važna. To jačanje ega razlog je zašto ljudi ne brišu manje važne sastanke iz rasporeda, iako broj sastanaka ne bi trebao biti mjerilo nečije vrijednosti.
Zato otkažite sastanke za koje procijenite da nisu nužni. Nemojte pristajati na sastanke po navici.
Svrha sastanka mora biti jasna
Kako možete biti sigurni da nećete upasti u zamku “sastanaka po navici”? Razmislite ima li sazvani sastanak doista svrhu. To znači da na sastanku treba donijeti konkretnu odluku ili da treba raspraviti konkretan problem. Takvo razmišljanje pomoći će vam da obuzdate maniju sazivanja sastanaka, a ujedno će vam osloboditi vrijeme od nevažnih tema.
Upoznajte sudionike sastanka unaprijed s temom
Ako ste odlučili da je tema dovoljno važna da sazovete sastanak, onda ga treba dobro pripremiti. Nije dovoljno samo poslati pozive, kao što se u većini slučajeva radi. Ako ste sazvali sastanak, treba u pozivu navesti ključna pitanja o kojima bi sudionici trebali razmisliti. Jeff Bezos zahtijevao je od svojih menadžera da prije sastanka pripreme opširan dokument o svojim razmišljanjima.
Toliko daleko nije nužno ići, ali da bi sastanak bio svrhovit nužno je da ljudima prije sastanka “usadite u glavu” temu, kako bi unaprijed mogli razmisliti o rješenju i kako bi sastanak bio učinkovitiji.
Počnite sastanak na vrijeme
Ovo je još jedan naizgled nebitan, a u stvarnosti vrlo važan detalj za uspješan sastanak. Točnost nije samo stvar pristojnosti ili izbjegavanja napetosti zbog mogućeg kašnjenja na sljedeće sastanke. Točnost je bitna za izgradnju međuodnosa I posvećenost temi sastanka.
Zamislite da su tri osobe stigle na vrijeme i čekaju četvrtog sudionika sastanka. Oni koji su stigli na vrijeme će čekajući raspravljati, gradeći kroz razgovor međusobne odnose. Kada četvrta osoba konačno stigne, njoj će nedostajati taj kontekst, a rasprava će krenuti iz početka. Ili, će, još gore, onih troje koji su stigli na vrijeme već dogovoriti rješenje. Netko će tada morati osobu koja je zakasnila izvijestiti o zaključcima, a ostala dvojica sudionika će se dosađivati, tražeći izgovor da pregledaju na pametnom telefonu elektroničku poštu ili nešto slično.
Zato je bitno početi sastanak na vrijeme. Uostalom, ni kino-predstava se ne vraća na početak zato što je netko zakasnio.
Dokumentirajte i podijelite zaključke
S informativne strane sastanci su još uvijek “crna rupa”. Na njima se događa svašta, a često ni sami sudionici, pogotovo zaposlenici koji ne sudjeluju na sastancima, nemaju pojma što se doista događa.
Problem širenja informacija o tome što je odlučeno na sastancima nije samo u tome što će sastanak zakazan za sljedeći tjedan vjerojatno biti suvišan, već i to da će nedostatak jasnoće i informacija za posljedicu imati izostanak odgovornosti. Osjećaj da informacije i dokumenti koji se generiraju na sastancima nikad u potpunosti ne izađu iz sobe za sastanke obeshrabruje.
Ljudi se osjećaju kao da svakog tjedna odlaze na isti sastanak. Manje odgovorni zaposlenici koriste takvo stanje za održavanje uravnilovke, što dodatno otežava situaciju.
