Svakog dana pošalje se više od 300 milijardi e-poruka. Prosječan zaposlenik dnevno primi 121 e-poruku. Dakle, kada je riječ o komunikaciji sa šefovima i kolegama, važno je izabrati pravi ton i riječi.
Autentičan jezični izričaj može pomoći u jačanju veza i međusobnog poštovanja, dok primjena riječi i fraza koje se čine neiskrenima – unatoč vašim najboljim namjerama – ne samo da može uzrokovati da vaša e-pošta ostane bez odgovora, već predstavlja propuštenu priliku za izgradnju pozitivnog odnosa.
Rebecca Zucker, trenerica komunikacija i stručnjakinja za javne nastupe, izdvojila je za CNBC Make It četiri fraze koje vas mogu prikazati kao pasivno agresivnu, prijetvornu i neprofesionalnu osobu.
“Nisam siguran jeste li vidjeli moju posljednju e-poruku…”
U istraživanju Adobe Consumer Email Survey 25 posto ispitanika navelo je ovu frazu kao najiritantniju frazu koju ljudi koriste u poslovnim porukama elektroničke pošte. Nakon nje druga najiritantnija poruke je “u mojoj posljednjoj poruci”.
Praćenje neodgovorenih e-poruka može biti teško. Iako je moguće da je druga osoba propustila vašu e-poštu (odnosno da je poruka otišla u neželjenu poštu ili se negdje zagubila), veća je vjerojatnost da ju je vidjela. Možda je na nju doista zaboravila ili je njen prioritet ocijenila toliko niskim da ju je potpuno zanemarila.
U redu je zatražiti povratnu informaciju. Ali neka vaša poruka bude kratka i postavite jasan upit koji omogućuje primatelju da spasi obraz. Možete napisati “Mogu li vas upoznati s ovim klijentom?” ili “Imate li povratnu informaciju o tom oglasu? Ako mi se ne javite do petka, pretpostavit ću da ste potvrdili oglas”.
“Prema našem razgovoru…”
Ova fraza, kao i sve slične fraze koje se pozivaju na raniju komunikaciju o nečemu, zvuči pretjerano formalno i odbojno.
Osim ako nemate namjeru dokumentirati nešto u pravne svrhe, izbjegavajte primjenu ove fraze. Djeluje strogo, hladno, distancirano i nevjerodostojno.
Umjesto toga možete reći: “Prilažem članak koji sam spomenuo tijekom našeg razgovora…” ili “Bilo je sjajno razgovarati s vama ranije. Evo opisa poslova za otvorenu poziciju u mom timu u slučaju da poznajete nekoga.”
“Nadam se da ste dobro…”
Ova fraza, ovisno o odnosu, može zvučati iskreno, ali bolje ju je koristiti u komunikaciji s osobama s kojima ste već izgradili odnos, ali niste duže bili u kontaktu. Fraza zvuči mnogo manje iskreno ako je uputite ljudima koje ste tek upoznali ili ih uopće ne poznajete.
Zucker navodi kako je jednom primila e-mail od poznanika s kojim nije razgovarala neko vrijeme. Desilo se to krajem 2020., u vrijeme kada se svijet okrenuo naglavačke zbog pandemije koronavirusa. Bilo bi licemjerno ne priznati tjeskobu i strah s kojima smo se tada svi nosili. Poruku je počela riječima: “Nadam se da ste vi i vaša obitelj dobro u ovim ludim vremenima.”
Zbog “ludih vremena” njena poruka zvučala je iskreno. To nije riječ koju ljudi često koriste u profesionalnim elektroničkim porukama, ali ukazivala je na to da se svi prilagođavamo teškom razdoblju.
Ukratko, nemojte se bojati pokazati osobne osjećaje.
Bilo koji automatski generirani završni pozdrav
Iako im je svrha da uštede vrijeme pošiljatelju, većina automatski generiranih završnih pozdrava – “Srdačno”, “Srdačan pozdrav”, “Lijepi pozdrav, “Hvala”, “Tople želje”, “S poštovanjem” – čini vašu poruku bezličnom.
Vaša odjava trebala bi odgovarati i odnosu koji imate s primateljem i prirodi vaše poruke. savjetuje Zucker. Na primjer, nećete spominjati “Tople želje” ako od financijskog tima tražite informaciju o statusu uplate. Niti biste koristili “Hvala” ako kolegama dajete neku informaciju – na čemu ste zahvalni?
Prilagodite završni pozdrav kontekstu poruke. Za to vam je dovoljno nekoliko sekundi. Naravno, ako šaljete nekome zahtjev, u redu je završiti poruku s “Hvala”. Ali ako šaljete neku informaciju kolegi, odaberite nešto što prikladnije odražava vaš odnos. Na primjer “Čujemo se uskoro” ili “Vidimo se na sutrašnjem sastanku!”
