Gotovo trećinu prosječnog radnog dana provedemo čitajući i odgovarajući na elektroničku poštu. U takvom okruženju želite da vaša poslovna komunikacija bude što učinkovitija. Ključno je da jasno napišete što želite i da iskažete osobnu profesionalnost. To znači da trebate zvučati kao da znate što se dešava oko vas čak i ako niste u to sto posto sigurni. Ako mislite da vam nedostaje samopouzdanja na poslu, počnite od toga kako odgovarate na poruke.
Neke riječi ili fraze koje često upotrebljavamo u porukama su nepotrebne, a neke pak mogu umanjiti značaj vaše poruke i ostaviti dojam da ste nesigurni.
Izbjegavanjem navedenih izraza u vašim elektroničkim porukama ojačat ćete svoje samopouzdanje i kompetencije. A vjerojatno ćete dobiti i više odgovora kakvih želite čuti.
“Samo”
Primjer: “Htio sam samo provjeriti imate li povratne informacije o kopiji koju sam poslao.”
Slične riječi: “tek”, “jednostavno”
Zašto nije dobro: „Samo” umanjuje važnost zadatka ili teme o kojoj se raspravlja. To znači da predmet nije prioritet, odnosno da ne zahtijeva značajnu vještinu, vrijeme ili pažnju.
Umjesto toga mogli biste napisati: “Imate li povratne informacije o kopiji koju sam poslao? Trebam odgovor do kraja dana.”
“Vjerojatno”
Primjer: “Vjerojatno bih vam mogao poslati izvješće do podneva.”
Slične riječi: “možda”, “valjda”, “nadam se”, “trebalo bi”
Zašto nije dobro: “Vjerojatno” podrazumijeva neizvjesnost, oklijevanje. Ako niste sigurni, predložite realniju alternativu.
Možete napisati ovako: “Izvješće ne mogu poslati do podneva jer moram pripremiti ponudu za klijenta. Mogu ga poslati do kraja dana.”
“Pokušat ću”
Primjer: “Pokušat ću urediti članak koji ste mi poslali.”
Slične riječi: probat ću, nastojat ću, potrudit ću se
Zašto nije dobro: Ostavljate dojam da niste sigurni u svoje sposobnosti. Nema ničega lošeg u tome da zatražite pomoć. Time pokazujete drugima da vam je stalo do toga da zadatak obavite kako treba.
Možete napisati ovako: “Sada ću urediti članak, ali imam prije toga nekoliko pitanja. Imaš li vremena za kratki sastanak?”
“Mislim da…”
Primjer: “Mislim da bismo trebali provjeriti pacijentovu krvnu sliku.”
Slične riječi: “prema mom mišljenju”, “osobno”, “nisam siguran”, “rekao bih”, “čini mi se”, “pretpostavljam”
Zašto nije dobro: ostavlja dojam da niste sigurni u svoje mišljenje i ljudima omogućuju da ga odbace. Budite sigurni i pokažite da čvrsto stojite iza svog prijedloga.
Napišite: “Provjerimo krvnu sliku pacijenta.”
“Nešto”
Primjer: “Vidio sam pritužbu klijenta o nečemu. Ponudite im popust ili bilo što drugo. ”
Slične riječi: “štogod”, “o nečemu”
Zašto nije dobro: Osim što zvuči negativno, upotreba neodređenih oblika ostavlja dojam da vas nije briga za detalje. A to pak stvara loš dojam o vašoj profesionalnosti.
Recite to ovako: „Vidio sam pritužbu klijenta zbog jučerašnje kasne isporuke. Ponudite im popust na sljedeću narudžbu.”
“Žao mi je”
Primjer: “Žao mi je, imam sastanak u 13:00 sati. Odgovara li Vam 14:00 sati?”
Slične riječi: “ispričavam se”, “moja greška”
Zašto nije dobro: Isprika je u ovom kontekstu potpuno nepotrebna i umanjuje vrijednost vašeg stava. Izrecite jasno što mislite i svoj prijedlog, bez prethodne isprike.
Napišite: “Imam sastanak u 13:00. Odgovara li Vam 14:00 sati?””
Ako se borite sa stresom zbog posla, suradnika i zahtjeva kupaca, niste jedini. bez obzira na kojoj ste razini u svojoj karijeri, ako nemate povjerenja u samog sebe, nećete dobro raditi. Ovih nekoliko savjeta pomoći će Vam da budete sigurniji u komunikaciji s drugima.
